Pengendalian Dokumen dengan Paperless

Saat ini, sarana maya menjadi primadona dalam berbagai segi kehidupan. Salah satunya distribusi tulisan. Dahulu banyak digunakan karya tulis cetak. Komponen utamanya adalah kertas dan tinta hitam. Namun, sekarang banyak kita dengar istilah paperless document. Atau dokumen tanpa kertas.

Alasan di balik paperless adalah menghemat sumber daya, melestarikan lingkungan hidup, menghemat ruang simpan, lebih permanen (tidak luntur atau rusak) dan sebagainya. Benarkah demikian? Apakah paperless doc lebih hemat sumber daya, mampu melestarikan lingkungan hidup, dst?

Nonetheless, saya sedang mencoba transisi ke pengendalian dokumen elektronik (EDMS, electronic document management system), dalam kaitannya dengan implementasi ISO 9001. EDMS berkembang pesat karena didukung adanya infrastruktur jaringan baik intranet maupun internet. Ujicoba ini saya lakukan dengan meng-install XAMPP dan Kordil EDMS, yang ke semuanya gratis. XAMPP adalah paket aplikasi yang mengubah desktop biasa menjadi server. Sedangkan Kordil EDMS secara kebetulan saya peroleh dari mBah Google. Uraian mengenai kelebihan ke dua aplikasi ini saya serahkan pada anda untuk mencarinya.

Tujuannya sederhana. Membuat server intranet yang bisa diakses oleh sesama karyawan yang berurusan dengan dokumen internal. Seperti diketahui, pengendalian dokumen dilakukan secara hirarki, yaitu ada pembuat, pemeriksa dan pengesah. Selain itu ada penerima dokumen dan penyimpan dokumen. masing-masing karyawan harus ditetapkan hak aksesnya secara berbeda, tergantung perannya dalam pengendalian dokumen.

(bersambung)