Organisasi Ideal: Auto Pilot, Regenerasi dan Reproduksi

Banyak organisasi berusaha mencari metode terbaik untuk bertahan, tetap produktif, dan bahkan meningkat secara terus-menerus. Salah satunya adalah dengan analisis SWOT (Strength-Weakness-Opportunity-Threat) diikuti strategi BSC (Balanced Scorecard). Metode TOWS (kebalikan dari SWOT) adalah variasi dari strategi BSC.

Organisasi yang ideal sering dibicarakan dan diungkap teori-teorinya, termasuk model MBNQA (Malcolm Baldridge National Quality Award) dari Amerika Serikat atau CAFM (Common Assessment Framework Model) dari Uni Eropa. Untuk industri nuklir, terdapat IMS (Integrated Management System) yang menggabungkan sistem mutu, keselamatan, kesehatan, keamanan, lingkungan dan ekonomi.

Beberapa dekade terakhir, upaya untuk mencari bentuk organisasi yang ideal diarahkan pada analogi dengan makhluk hidup alamiah. Misalnya Org.DNA (Organizational Deoxy Ribonucleic Acid), NTMS (Nanotechnology Management System), atau Blue Ocean Strategy. Org.DNA adalah arsitektur dan karakter yang dibentuk dari 4 elemen, persis seperti DNA, yaitu struktur, kebijakan, motivasi, dan informasi, dan masing-masing saling berinteraksi sehingga dapat beradaptasi dan berinovasi menghadapi lingkungan. DNA ini bersifat dapat diturunkan dan menggandakan diri. NTMS adalah cara pandang organisasi serupa dengan anatomi tubuh, yang dilengkapi dengan aliran darah, aliran getah bening dan aliran energi. Aliran darah dianalogikan dengan nilai uang, sehingga kesehatan dan kinerja organisasi diukur setelah dikonversi ke dalam nilai uang. Suatu organ yang membutuhkan lebih banyak darah dianalogikan dengan simptom penyakit atau “radang”.

Ciri umum organisasi yang ideal adalah tetap produktif, selalu melakukan peningkatan, namun juga mampu menghadapi perubahan dan persaingan, termasuk kegagalan produktivitas. Unsur-unsur di dalam organisasi yaitu KOPI 4MILS (Kendali-Output-Input-Manusia-Mesin-Material-Metode-Informasi-Lingkungan-Selamat) harus sedemikian rupa mendukung organisasi ideal tersebut. Manajemen risiko menjadi unsur tambahan yang signifikan untuk dibahas, apabila berkaitan dengan perubahan di luar organisasi dan berbagai kegagalan yang mengancam.

Penulis akan mendefinisikan organisasi ideal dengan ungkapan lain. Seorang atasan pernah berkata, bahwa organisasinya berjalan dengan lancar tanpa harus diperintah atau didatangi satu-persatu. Semua karyawan tahu persis apa yang harus dilakukan. Dan hasilnya memang baik. Setiap lini dalam struktur organisasi mampu berkomunikasi dan saling mengingatkan, sehingga permasalahan apapun segera tertangani, tanpa harus minta petunjuk atau melapor pada atasan tersebut. Atasan ini tahu beres urusan kantor, sehingga dia memiliki waktu untuk mengembangkan jejaring di luar dan membangun citra organisasi ke para pemangku kepentingan. Secara singkat atasan ini menyebutnya “auto pilot”, kapal berjalan lancar ke tujuan tanpa harus disetir oleh pimpinan organisasi. Prasyarat dari auto pilot antara lain: Pimpinan organisasi tahu persis tujuannya, Pimpinan dapat mengkomunikasikan tujuan ini ke seluruh lini dan pegawai, terdapat komunikasi dan saling mengingatkan antara lini satu dengan lainnya, semua pegawai telah kompeten dan menjalankan fungsinya dengan baik, dan terdapat deteksi untuk mengetahui bila terjadi penyimpangan.

Organisasi dapat berlangsung abadi, namun tidak demikian dengan unsur-unsurnya. Manusia, mesin, material dan metode akan berubah terus. Pergantian pegawai akan selalu terjadi, mesin mengalami kerusakan, dan material harus dipasok terus, termasuk informasi. Metode kerja juga harus diubah sesuai situasi dan kondisinya. Perubahan dan perbaikan ini juga merupakan ciri khas suatu organisasi yang ideal, asalkan pergantian yang terjadi tidak mengganggu produktivitas. Untuk menuju organisasi yang selalu meningkat, maka manajemen perubahan merupakan karakter organisasi yang harus dijalani. Idealnya, regenerasi menghasilkan unsur pengganti yang sama persis karakteristik atau kompetensinya. Dengan regenerasi yang tepat waktu, organisasi memiliki peluang untuk bertahan, bahkan berkembang positif. Regenerasi juga dapat dijadikan cara untuk membersihkan unsur-unsur organisasi yang mulai aus atau mengalami penuaan. Dengan demikian penurunan kinerja dapat dicegah dan diatasi. Organisasi yang disamakan dengan cara makhluk hidup bertahan dapat pula disamakan cara penanganannya, misalnya dengan mengukur waktu daur regenerasi. Ada saatnya lapar, dan harus diberi makan. Ada saatnya diperiksa kesehatan dan diberi suntikan vitamin dan suplemen. Memberi makan pada saat yang tepat serta memberi suplemen dengan kadar dan jenis yang tepat akan menjamin vitalitas dari organisasi. Misalnya untuk pegawai, lama kerja maksimal adalah 30 tahun, dengan masa transisi untuk mengajarkan keahlian pada penerusnya sekitar 4 tahun, maka daur pegawai adalah sekitar 20-26 tahun. Untuk mesin tentu lebih cepat berganti, demikian juga metode. Sedangkan daur untuk material dan informasi jauh lebih cepat lagi.

Salah satu cara untuk melihat seberapa besar organisasi adalah cabangnya yang terdapat di mana-mana. Organisasi yang mendunia memiliki cabang di berbagai negara, dengan jumlah yang luar biasa. Kesan yang didapat dari organisasi induk, sama dengan kesan yang diperoleh dari cabangnya, atau sebaliknya. Untuk dapat membuka cabang perusahaan, organisasi induk harus menciptakan patokan-patokan sehingga cabangnya dapat berkinerja serupa dengan induknya. Tentu saja hal ini disertai dengan pengawasan, atau istilah lainnya lisensi dari organisasi induk. Sebaiknya, organisasi cabang beroperasi secara independen namun mendukung keberhasilan induknya. Jadi, ciri lain dari organisasi ideal adalah mampu reproduksi, dengan menerapkan prinsip corporate DNA. Anak organisasi merupakan interaksi dari empat faktor yang dimiliki induknya, lalu menghasilkan inovasi, serta beroperasi secara independen. Contoh tipikal dari reproduksi adalah saat salah satu pimpinan organisasi mengundurkan diri dan membentuk organisasi baru, dengan lingkup, cara operasi, struktur, jaringan informasi dan nilai-nilai yang serupa. Perusahaan cargo, otomotif, makanan cepat saji, garmen dan lain-lain sering mengalami hal ini.

Setelah beberapa waktu berlalu, organisasi baru hasil reproduksi akan menjadi saingan dari organisasi induk. Untuk itu, organisasi baru yang mengetahui segmen pelanggan, jenis layanan / produk, dan jaringan induknya akan menerapkan Blue Ocean Strategy, untuk menghindari perebutan pelanggan dengan organisasi asal. Blue Ocean Strategy menitikberatkan opsi mencari pelanggan dan produk baru, yang sama sekali berbeda dengan yang sebelumnya. Laut biru adalah segmen pelanggan yang belum digali, sedangkan laut merah adalah pasar yang penuh persaingan.

Pada akhirnya, organisasi ideal dapat menyeimbangkan kebutuhan pertumbuhan dengan biaya yang timbul, menyeimbangkan kepentingan internal dengan kepuasan eksternal, menggabungkan kekuatan unsur-unsur yang dimiliki untuk menghadapi tantangan dari luar, serta mampu mendeteksi kondisi internal untuk dapat menyesuaikan dengan situasi eksternal.

Mudah kok! Analisis grafik hasil survey

Contoh ini diambil dari grafik garis seperti gambar berikut.

Perhatikan baik-baik dan tulislah esai tentang hal berikut. Grafik garis di bawah menunjukkan perubahan jumlah dan jenis konsumsi fast food oleh ABG Australia dari tahun 1975 sampai dengan 2000. Buatlah analisis singkat dengan memilih dan menyajikan hal yang menonjol dan sampaikan perbandingan bila perlu.

Cara menjawab: Terdapat tiga hal mendasar yang harus ditulis dalam analisis grafik.

1. Memperkenalkan grafik

2. Membuat rangkuman

3. Membuat rincian

Mari kita lihat masing-masing. 

1) Memperkenalkan grafik

Buatlah satu atau dua kalimat dengan menulis ulang judul grafik, disertai dengan kerangka waktu atau jangkauannya.

Contoh penulisan untuk grafik garis di atas adalah sbb:

Grafik garis di atas menggambarkan jumlah makanan cepat saji yang dimakan remaja Australia antara 1975 sampai 2000 dalam selang 25 tahun.

Jelas bahwa hal ini sama dengan judulnya, namun dengan cara lain. 

2) Membuat rangkuman

Sajikan trend utama dari grafik tersebut, biasanya berupa ciri-ciri umum . Jangan menuliskan rincian terlebih dahulu, sajikan apa yang nampak secara keseluruhan.

Yang menyolok dari grafik di atas adalah adanya satu grafik yang menurun dalam periode tersebut, sementara dua grafik lainnya menunjukkan trend kenaikan. Jadi, tulislah hal ini.

Inilah contohnya:

Secara umum, konsumsi fish and chip menurun selama periode tersebut, sementara jumlah pizza dan hamburger yang dimakan malah meningkat.

Hal ini menjadi semacam kesimpulan, jadi dapat ditulis di awal ataupun di akhir. 

3) Membuat rincian

Di sini, analisis yang terkait data dapat disampaikan secara rinci.

Dalam menyampaikan analisis, aculah data sejelas mungkin. Salah satu kunci analisis adalah mencari pola / patron dari sekumpulan data. Jadi carilah kesamaan dan perbedaan dalam grafik tertentu. Selain itu, cari juga kontradiksi dalam data-data tersebut. Titik perubahan juga menjadi kunci yang dapat disampaikan dalam analisis.

Cara menarasikan analisis dapat menggunakan kata sifat agak, kurang, cenderung, sedikit, kurang-lebih, sebagian, sebagian kecil, sebagian besar, hampir, tajam, sangat, terlalu, amat, dan lain-lain

Perhatikan grafik di atas, adakah persamaan dan adakah perbedaannya? Adakah yang kontradiksi? Adakah perubahan (menurun atau menaik, menjadi datar)?

Dalam rangkuman, terlihat bahwa konsumsi fish and chip menurun, sedangkan konsumsi pizza dan hamburger meningkat. Sajikan hal ini secara numerik, bila mungkin. Jadi kesamaannya adalah pola konsumsi pizza dan hamburger, sedangkan perbedaannya adalah pola konsumsi fish and chip. Sehingga, terdapat dua kelompok data, analisis tentang pizza dan hamburger, serta analisis tentang fish and chip.

Dalam hal ini, jangan menulis analisis berbasis asumsi. Misalnya, analisis dapat terjebak pada asumsi bahwa orang yang memakan pada tahun 1975 berbeda dengan orang yang memakan pada tahun 2000. Atau, asumsi bahwa harga masing-masing lebih mahal atau lebih murah, tergantung jamannya. Asumsi seperti ini tidak boleh dilakukan.

Contoh berikut adalah analisis yang berfokus pada fish and chip:

Pada 1975, makanan cepat saji yang paling populer bagi remaja Australia adalah fish and chip, yang dimakan 100 kali per tahun. Hal ini jauh lebih tinggi dibanding pizza dan hamburger, yang hanya dikonsumsi 5 kali setahun. Namun, meskipun terjadi kenaikan sesaat pada tahun 1980 sampai dengan 1985, konsumsi fish and chip berkurang secara bertahap selama 25 tahun terakhir, mencapai sedikit di bawah 40 kali pertahun.

Kalimat berikutnya berfokus pada makanan lainnya:

Berbanding terbalik dengan hal di atas, remaja di sana memakan dua makanan cepat saji lain jauh lebih banyak. Konsumsi pizza menanjak bertahap hingga melampaui tingkat konsumsi fish and chip pada 1990. Setelah itu, cenderung mendatar antara 1995 sampai 2000. Kenaikan paling tajam terlihat pada konsumsi hamburger, yang menanjak drastis selama 1970-an dan 1980-an, sehingga melampaui fish and chip pada 1985. Pada akhirnya, data hamburger menyamai tingkat fish and chip saat mulai, yaitu pada tingkat konsumsi 100 kali pertahun.

Jadi, mudah bukan membuat analisis grafik, walaupun bukan anda yang mendata, ataupun baru pertama kali melihatnya?

From: http://www.ieltsbuddy.com/ielts-writing-task-1.html