Pemberian BATAN Quality Award 2010

Berikut adalah cuplikan dari website BATAN.

Setiap tahun BATAN dalam hal ini Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir (PSJMN) secara proaktif telah melakukan kegiatan Pemantauan Sistem Manajemen Mutu Terpadu (SMMT) ke seluruh unit kerja di lingkungan BATAN. Hal ini dilakukan untuk menilai kinerja dan berupaya untuk melakukan peningkatan secara berkelanjutan penerapan SMMT BATAN.
Unit kerja dinilai berdasarkan kriteria penilaian kinerja yang terdiri dari 6 (enam) kriteria penilaian, yaitu: 1. Kepemimpinan; 2. Perencanaan Strategis; 3. Fokus Pelanggan; 4. Pengukuran  Analisis dan Manajemen Pengetahuan; 5. Fokus Sumber Daya Manusia; 6. Manajemen Proses; yang diadopsi dari Malcom Baldrige National Quality Award (MBNQA). Selain itu kegiatan pemantauan ini juga dilakukan dengan metode penilaian diri (self assesment) dimana masing-masing unit kerja diminta untuk mengisi sendiri formulir penilaian diri, sehingga hasil pemantauan adalah merupakan kombinasi kegiatan pemantauan yang dilakukan PSJMN serta hasil isian oleh masing-masing unit kerja.
Mulai pada tahun 2010 ini, dalam rangka meningkatkan kepedulian dan motivasi dalam menerapkan SMMT di seluruh unit kerja, BATAN membuat kebijakan untuk menyelenggarakan suatu kompetisi penerapan SMMT. Kompetisi ini bernama BATAN Quality Award(BQA). BQA diselenggarakan oleh Komisi Standardisasi BATAN (KSB) bekerja sama dengan Tim Pemantauan PSJMN. Hasil pemantauan PSJMN akan dinilai dan diperingkat untuk menentukan unit kerja yang secara umum dinilai paling berhasil dalam menerapkan SMMT. Selain penghargaan umum tersebut, akan dipilih juga pemenang untuk masing-masing kriteria (enam kriteria) dan pemenang untuk unit kerja yang dinilai paling baik dalam melakukan penilaian diri serta unit kerja yang berhasil melakukan peningkatan kinerja tertinggi. Penilaian akan dilakukan oleh sebuah tim independen dibawah koordinasi KSB. Pada saat ini, tim sedang bekerja untuk menilai dan menentukan pemenang untuk masing-masing kategori/kriteria.

Penyerahan penghargaan sendiri sedianya akan dilakukan pada awal bulan Desember bertepatan dengan perayaan hari Ulang Tahun BATAN ke-52. Diharapkan dengan kompetisi semacam ini akan meningkatkan kepedulian dan motivasi seluruh unit kerja BATAN dalam menerapkan SMMT, sehingga pada akhirnya akan meningkatkan mutu BATAN dalam melaksanakan tugasnya sebagai lembaga litbangyasa nuklir.

Antara SOP dan Prosedur Generik

Penyusunan SOP (standard operating procedure) untuk reformasi birokrasi dilakukan oleh setiap karyawan yang terlibat langsung dalam pekerjaan tersebut. Ini merupakan agenda dari Kelompok Kerja Penataan Tatalaksana Tim Reformasi Birokrasi BATAN.

Kenyataannya, BATAN telah beberapa lama memberlakukan penyusunan prosedur yang mengacu pada standar IAEA, sehingga tidak ada kesulitan bagi para karyawan. Masalahnya, format dari MenPAN berbeda dengan format yang selama ini berlaku. Masalah lainnya adalah, masing-masing unit kerja menyusun prosedurnya sendiri, sehingga banyak yang mirip dengan unit kerja lain.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, yang akan dilakukan Pokja Tatalaksana adalah sebagai berikut: menggabungkan prosedur-prosedur yang serupa menjadi suatu prosedur generik, yang akan disebut dengan Prosedur BATAN; dan mengubah / menyesuaikan format prosedur yang sudah ada menjadi format MenPAN, yaitu berupa SOP.

Sehingga dalam proposalnya, Pokja Tatalaksana merencanakan dalam 3 tahun ke depan hal-hal sebagai berikut:

1. Identifikasi dan inventarisasi proses kerja di setiap unit kerja

2. Penyusunan kebutuhan SOP

3. Pelatihan penyusunan SOP

4. Penyusunan SOP

5. Pengembangan aplikasi / perangkat lunak perkantoran

 

Detilnya adalah sebagai berikut.

a. Setiap unit kerja diminta menyusun daftar prosedur yang dimilikinya, dan menyiapkan salinan prosedur bila diperlukan.

b. Daftar prosedur yang ada di seluruh unit kerja disusun dan dianalisis kemiripannya. Apabila ada yang mirip, unit kerja diharuskan menghapus prosedur tersebut setelah Prosedur generik diedarkan. Ada kemungkinan unit kerja belum memiliki SOP yang seharusnya dibuat, sehingga perlu menyusunnya.

c. SOP yang harus dibuat dalam bentuk SOP / Prosedur generik akan dibuat daftarnya dan diajukan ke Kepala BATAN. Ada kemungkinan SOP tersebut telah tersedia di BATAN, maka hanya akan dilakukan penyesuaian format SOP.

d. Format SOP dari MenPAN berbentuk SOP administratif dan SOP teknis, sementara di BATAN, dikenal prosedur kerja dan instruksi kerja. Ini memerlukan pengenalan dan pemahaman, untuk selanjutnya diterapkan. Oleh karena itu perlu pelatihan untuk menyusun prosedur sesuai format SOP MenPAN terhadap perwakilan setiap unit kerja. Bila memungkinkan, seluruh personil inti yang terlibat akan diberikan pelatihan.

e. Penyusunan SOP dilakukan serentak di seluruh unit kerja dengan dipantau oleh Pokja Tatalaksana. Bila perlu akan dibentuk Tim SOP tersendiri.