Integrasi Area Perubahan ke dalam Tusi

Apakah Tim Kerja dalam Reformasi Birokrasi tetap diperlukan?

Ada 9 area perubahan yang harus dicapai dalam RB. Dibentuklah Tim Kerja untuk masing-masing area perubahan yang bekerja secara paralel.

Setelah berjalan 1 tahun, terungkap bahwa area-area perubahan tersebut sebenarnya sudah menjadi tugas dan tanggung jawab Struktural tertentu, sejak sebelum reformasi birokrasi dicanangkan.

Sebagai contoh, Perubahan Pelayanan Publik menjadi tugas Subbagian PNBP di Biro Umum. Perubahan Akuntabilitas Kinerja menjadi tugas Bagian Evaluasi Program di Biro Perencanaan. Dan seterusnya.

Oleh karena itu, tahun 2013 direncanakan untuk mengembalikan area perubahan tersebut ke struktural unit kerja. Sehingga Tim Kerja dihapus. Namun, ternyata ada dua area perubahan yang dipertahankan, yaitu Manajemen Perubahan dan Monev. Hal ini karena sifat program kerjanya menyeluruh dan mencakup semua agenda di Program dan Kegiatan RB.

Yang menjadi masalah kemudian adalah, cakupan tusi struktural berbeda dengan cakupan program kerja RB. Pada umumnya, program kerja RB cakupannya terbatas, sedangkan struktural lebih luas.

Sebagai contoh, Pusat Informatika menangani e-government dari e-proc, e-library, e-learning, e-planning, dst. Namun Program Kegiatan RB hanya mencakup 4 hal, yaitu Sistem informasi perencanaan, sistem informasi surat dinas, sistem informasi anggaran dan sistem informasi kepegawaian. Contoh lain, bila terdapat 17 jenis kegiatan PNBP yang harus ditangani Subbag PNBP, maka Program Kerja RB hanya menangani 4 jenis kegiatan saja. Sisanya adalah kegiatan 'rutin', dan bukan area perubahan.

Demikian pula dengan area perubahan Tata Laksana. Dari sekian banyak jenis prosedur yang berlaku, hanya SOP administrasi pemerintahan yang dicakup dalam area perubahan tersebut.

Jadi, untuk mengintegrasikan area perubahan ke dalam tugas struktural, perlu tambahan kegiatan (dan tentu saja tambahan anggaran) pada Bidang atau Bagian tersebut. Semoga......

Mengelola perubahan proses

Bagaimana mengelola perubahan proses bisnis organisasi?

Pertama, tetapkan format yang seragam, sehingga diperoleh 'bahasa' yang sama di antara bidang kegiatan. Dengan demikian akan mengurangi perdebatan tentang istilah, tata letak maupun kerangka isinya.

Tips:

Menurut pengalaman, perdebatan tentang istilah atau kata atau definisi menyita sebagian besar waktu rapat, jadi sebisa mungkin dihindari lebih dini.

Kedua, libatkan sebanyak mungkin individu, dari tingkatan tertinggi sampai terendah. Pelibatan ini perlu dikendalikan, dengan menetapkan porsi atau posisi masing-masing.

Dalam perumusan proses, minimal ada tiga pihak, yaitu penyusun, pemeriksa dan pengesah. Namun bukan berarti hanya tiga orang, individu yang terlibat bisa lebih banyak. Misalnya penyusun; terdiri dari pelaku proses, pemberi input proses atau penerima output proses, pemeriksa; atasan pelaku proses, jaminan mutu, petugas keselamatan atau petugas administrasi, sedangkan pengesah; pimpinan tertinggi dari kegiatan tersebut.

Tips:

Dengan alasan menyederhanakan birokrasi penyusunan proses, organisasi bisa mengurangi tahapnya dalam bentuk rapat pembahasan bersama, sehingga diakhir rapat bisa langsung disahkan. Ini sering disebut dengan verifikasi proses.

Ketiga, langsung terapkan proses tanpa bertele-tele atau menunggu sempurna prosesnya. Penyempurnaan justru datang dari penerapan, karena segera tahu kendalanya. Ini disebut validasi.

Tips:

Perlukah uji coba proses, bagaimana caranya?

Untuk proses yang sederhana dan berisiko rendah, bisa langsung dijalankan. Tetapi untuk proses yang berisiko tinggi, perlu diuji coba secara sistematis. Cara yang paling mudah adalah penerapan secara terbatas, pada lingkup yang sempit atau melibatkan sesedikit mungkin pelaku kegiatan.

Keempat, manfaat atau pengaruh perubahan perlu diukur, termasuk efek negatif atau resistensinya. Lebih jelasnya tunggu pada artikel berikutnya.

Pemanfaatan Reaktor Riset untuk Pelayanan Iradiasi

Utilisasi Reaktor Riset harus mengikuti Perka BAPETEN no 5 tahun 2012.

Utilisasi dibagi menjadi dua:

• utilisasi berdampak besar terhadap keselamatan, dan

• utilisasi berdampak kecil terhadap keselamatan.

Utilisasi berdampak kecil tidak memerlukan analisis keselamatan.

Apa ciri-cirinya?

Dalam lampiran I Perka tersebut, disediakan daftar periksa untuk menentukan dampak terhadap keselamatan. Apabila tidak ada yang terpenuhi, dianggap berdampak kecil.

1. Menyebabkan perubahan Batasan dan Kondisi Operasi (BKO)

2. Mengakibatkan perubahan Sistem, Struktur dan Komponen (SSK) yang penting bagi keselamatan.

3. Menimbulkan bahaya yang berbeda dari yang dianalisis dalam LAK instalasi

4. Menimbulkan bahaya yang kemungkinan terjadinya lebih besar dari yang dianalisis dalam LAK instalasi.

Membuat flow chart di Open Office Writer

Pernahkah anda mencoba menggambar flow chart / diagram alir di Open Office Writer?

Apa yang terjadi? Textbox dan shape lain serta garis penghubung selalu 'loncat'! Garis bengkok susah dibuat!

Itu semua tidak terjadi di MS Word, karena ada fungsi 'connector' dan 'drawing canvas'.

Di OO Writer, fungsi connector tidak ada, tetapi di OO Draw atau OO Impress ada, aneh khan?

Saya mencari fungsi yang setara dengan drawing canvas di Word. Ternyata bisa. Pembuatan secara manual sebagai berikut:

1. Gunakan Insert | frame ... | tab Type, pilih Anchor to page | tab Wrap | pilih Settings through

2. Lanjutkan dengan tab Background | pilih background color (apa saja) | setel transparansi 100%

3. Lalu klik OK. Muncul kotak

Klik kanan pada frame tersebut, klik pada Anchor | to page. Hal ini agar frame tersebut tidak bergeser bila ada penambahan paragraf atau baris.

4. Tinggal atur ukuran dan posisi frame sesuai lebar canvas yang diperlukan. Drawing canvas versi OO Writer siap digunakan.

5. Agar bisa dipakai ulang, simpanlah dokumen ini sebagai template.

Sekian.

Bagaimana dengan connector yang bisa bengkok sendiri dan tetap nempel di shape lain?

Triknya adalah dengan co-pas dari connector di Draw atau Impress. Caranya adalah:

1. Buka OO Draw, klik tools | gallery . Maka muncul gallery bar di bagian atas dokumen.

2. Klik tab new Theme... . Muncul properties of theme. Tulis 'Garis'. Maka di bawah tab New Theme muncul item dengan judul Garis. Klik item tersebut, maka ruang kosong akan terbuka di sebelah kanannya dan siap diisi.

3. Klik connector pada toolbar Drawing. Ini bisa juga dengan membuka OO Impress, lalu klik connector pada toolbar Drawing.

4. Buatlah garis connector lurus atau bengkok sama saja, panjang atau pendek sama saja.

5. Left click sekali pada garis tersebut, tunggu beberapa detik. Lalu left click dan tahan.

6. Sambil menahan tombol, tarik connector tadi ke gallery G aris pada ruang kosong di sebelah kanan, lalu lepaskan tombol mouse.

7. Connector ala OO Draw / Impress sudah tercopy ke gallery, siap digunakan dari OO Writer.

8. Sekarang, coba buka OO Writer, lalu klik tools | gallery | klik item Garis, connector sudah muncul.

Tips menggambar connector di frame.

1. Siapkan frame seperti cara diatas (anda juga bisa co-pas dari template yang sudah ada)

2. Buka gallery dengan tools | gallery. Pilih item Garis, sehingga muncul connector yang telah kita simpan.

3. Klik connector tersebut dan tarik ke dalam frame, sesuaikan posisi dan ukurannya.

4. Klik kanan pada connector, pilih Anchor | to frame. Hal ini agar connector tidak 'loncat'.

Berebut Podium Reformasi Birokrasi

Sepanjang tahun 2011, sekumpulan pegawai B**** sebagai Tim penyiap Usulan Reformasi Birokrasi dan penyiap Roadmap RB telah bekerja keras merumuskan 2 dokumen. Yang dilakukan pertama kali oleh Tim adalah mempelajari peraturan MenPAN-RB (sekitar 10-an). BTW, ini juga yang harus dilakukan para karyawan B**** bila ingin memahami dinamika RB di tanah air. Pelajari dulu pedomannya, baru komentar...
Selanjutnya, Tim membandingkan kondisi aktual dengan peraturan-peraturan tersebut, dan diperolehlah kesenjangan kinerja B**** dengan yang diinginkan MenPAN-RB. Memangnya, kinerja B**** masih rendah sehingga timbul kesenjangan itu?? Demikian pertanyaan yang mungkin muncul.
Pertanyaan yang pasti muncul kemudian adalah, APA yang harus kami lakukan untuk mendukung Reformasi Birokrasi ini? Kembali ke pertanyaan semula, apabila rekan-rekan mempelajari pedoman Reformasi Birokrasi, bahkan Perpres-nya, maka jawabannya sudah jelas. Kesenjangan itu ada pada diri kita sendiri, dan kita wajib memperbaiki diri sendiri.
Memulai tahun 2012 ini, dibentuk kembali tim pelaksana RB 2012, tentu saja dengan pergantian personil seperlunya. Disinilah mulai timbul masalah. Bukan berarti personil tidak boleh diganti, tetapi personil baru HARUS mengikuti proses Tim 2011. Mereka, 1) harus mempelajari pedoman RB MenPAN-RB sampai ke intinya, 2) harus memahami PROSES sehingga muncul kesimpulan mengenai kesenjangan yang harus diatasi, 3) harus mampu menyimpulkan sendiri tentang kekurangan yang harus dibenahi, 4) baru komentar....
Banyak personil baru yang "numpang nampang", atau berebut tampil di podium untuk menerima penghargaan saat Reformasi Birokrasi berhasil. Bagi sebagian yang cerdas, maka memahami Pedoman MenPAN dan mencernanya, serta menyimpulkannya dengan tindakan sebagai anggota Tim, tidaklah sulit. Namun, ada beberapa yang diindikasikan sekedar berebut podium, kemudian dielu-elukan sebagai pahlawan Reformasi Birokrasi di B****.
Mereka ini bersuara kuat, dan menonjolkan pengetahuannya tentang Usulan RB di B****, maupun Roadmap RB di B****. Di sini juga akan muncul masalah, manakala pengetahuannya tentang pedoman RB MenPAN tidak banyak. Ooo... kamu ketauan...

Hasil optimalisasi membuahkan Reward di BATAN

bagi rekan-rekan yang telah bekerja keras di tahun 2011, saya ucapkan selamat. Banyak hasil kerja bapak-ibu menjadi manfaat atau menghasilkan untung bagi orang lain. Itulah bakti rekan-rekan terhadap negara. Tidak dipungkiri bahwa kita mengharapkan reward setelah dipuji seperti ini.
Di awal tahun 2012 ini, Kementerian Keuangan telah menghitung hasil optimalisasi dari seluruh kegiatan diunit kerja di BATAN. Optimalisasi inilah output dari kerja keras rekan-rekan semua di BATAN. Kata lain dari optimalisasi adalah sisa belanja, dan bisa dimanfaatkan untuk belanja yang lain. Demikian juga dengan Optimalisasi di BATAN. Tahun 2012 ini, ada sisa belanja cukup lumayan yang dapat dianggap sebagai "reward". Boleh digunakan untuk belanja apapun.
Tanpa melihat besarnya, saya membayangkan untuk beli sesuatu yang bermanfaat bagi banyak orang, seperti peningkatan fasilitas umum. Misalnya, memperindah penampilan gedung kantor, atau menambah fasilitas komunikasi maupun transportasi internal. Intinya, semua orang bisa menikmati dan tentu saja memberi nilai tambah bagi citra dan output BATAN. Masih abstrak, ya?
Jelasnya, tambah langganan internet atau bandwidth. Selain itu, tambah mobil jemputan karyawan untuk jurusan-jurusan tertentu. Yang lebih sederhana adalah penyediaan air galon gratis di seluruh gedung. Enak, khan?