Cara memastikan elemen dasar sistem manajemen

Sistem manajemen semakin berkembang, disesuaikan dengan bidang industri atau aktivitasnya. Ada yang untuk otomotif, pendidikan, penerbangan, peralatan medis, pemerintahan, nuklir dan lain-lain. Selain bidang kegiatan, sistem manajemen juga dikembangkan sesuai dengan sifat produknya, misalnya makanan, informasi, kelestarian lingkungan, keselamatan kerja, dan lain-lain.

Hal ini akan memusingkan para pengambil keputusan, apakah semua harus diterapkan?! Jika ya, maka pihak manajemen akan terlalu disibukkan dengan upaya-upaya untuk memenuhi sistem tersebut, yang nota bene adalah administratif. Kapan ber-produksi kalau sibuk bikin laporan dan pencatatan normatif seperti ini?

Sekarang telah muncul sistem manajemen terintegrasi untuk memenuhi tantangan dan pertanyaan seperti di atas. Antara lain PAS 99, G-S-R3 dan TQM. Terlebih lagi, dengan semakin mapannya sistem manajemen tersebut, semakin terlihat adanya kesamaan dari berbagai sistem yang berbeda, yang mengarah pada penyatuan dan integrasi.

Untuk itulah artikel ini ditulis. Saya akan mengidentifikasi berbagai elemen dasar atau elemen utama yang selalu dimiliki oleh semua sistem manajemen. Dengan demikian, akan didapat satu fokus dan arahan oleh pihak manajemen dalam mengembangkannya. Lebih lanjut, diharapkan adanya kesamaan bahasa dan pemahaman dari seluruh personel organisasi.

Elemen-elemen dasar tersebut saya sebut dengan K.I.V.A kuadrat, yaitu:

1. Komitmen
   
2. Kemampuan
3. Identifikasi proses yang efektif dan efisien
4. Integrasi proses
5. Verifikasi
6. Validasi
7. Analisis dan
8. Aksi
   

Tujuan dari penyamaan bahasa ini sudah jelas, untuk memperoleh satu sistem yang terpadu, solid dan sinergis. Misalnya: manual manajemen tunggal, prosedur-prosedur yang komprehensif, audit internal secara gabungan, dokumen yang padu untuk auditor eksternal, perhatian pihak manajemen yang lebih fokus dan kinerja unggul yang berani di-benchmark dengan organisasi sejenis.

Dalam artikel selanjutnya, akan saya tampilkan contoh-contoh elemen tersebut.

Spesifikasi Pengendalian Dokumen Elektronik

Untuk membuat suatu sistem manajemen dokumen elektronik, dipersyaratkan beberapa hal. Berikut adalah kompilasi persyaratan yang didapat dari berbagai peraturan.

1. Harus ada pembuat, pemeriksa dan pengesah (masing-masing bisa berupa grup, tapi umumnya perorangan)
   
2. Tanggal revisi harus dipastikan
   
3. Tanggal pembuatan, periksa dan pengesahan harus mampu telusur (tanggal pengesahan bisa berbeda dengan tanggal upload atau publikasi atau revisi)
   
4. Status yang harus bisa dicek adalah 'sedang dibuat', 'sedang diperiksa', sedang disahkan'.
   
5. Harus dibuat folder terpisah untuk folder terkini, folder kadaluarsa, folder dalam proses dan folder dokumen eksternal
   
6. Folder amandemen sebaiknya juga tersedia, sebisa mungkin di dalam folder terkini
   
7. Fungsi e-mail, ftp dan chating serta tele konferensi sebaiknya tersedia
   
8. Untuk status terkendali / tidak terkendali, harus ada stamp yang membedakan antara dokumen yang dilihat langsung di server dengan dokumen yang diprint.
   
9. Status 'diterbitkan untuk digunakan' dan status 'hanya untuk validasi' sebaiknya dibuat. Dokumen dengan status pertama disimpan dalam folder terkini, sedangkan dokumen dengan status berikutnya di dalam folder dalam proses.
   
10. Harus tersedia fasilitas pencarian, baik untuk judul, konten, status dokumen, termasuk tanggal revisi, disertai dengan sistem indexing
    
11. Harus dilengkapi dengan hirarki user terdaftar dengan password masing-masing (misalnya administrator, pengesah, pemeriksa, pembuat, pengetik, tamu, hanya baca, dll)
    
12. Riwayat perubahan dokumen sebaiknya bisa dilacak
    
13. Bila ada template / formulir terpisah, maka hubungannya dengan dokumen induk sebaiknya dinyatakan / diidentifikasi
    
14. Harus ada sistem proteksi modifikasi dokumen sesuai hirarki user
    
15. Harus tersedia sistem backup rutin dan mirror site.
    

Hmmm... sanggupkah saya menyusunnya?