Untuk membuat suatu sistem manajemen dokumen elektronik, dipersyaratkan beberapa hal. Berikut adalah kompilasi persyaratan yang didapat dari berbagai peraturan.
- Harus ada pembuat, pemeriksa dan pengesah (masing-masing bisa berupa grup, tapi umumnya perorangan)
- Tanggal revisi harus dipastikan
- Tanggal pembuatan, periksa dan pengesahan harus mampu telusur (tanggal pengesahan bisa berbeda dengan tanggal upload atau publikasi atau revisi)
- Status yang harus bisa dicek adalah 'sedang dibuat', 'sedang diperiksa', sedang disahkan'.
- Harus dibuat folder terpisah untuk folder terkini, folder kadaluarsa, folder dalam proses dan folder dokumen eksternal
- Folder amandemen sebaiknya juga tersedia, sebisa mungkin di dalam folder terkini
- Fungsi e-mail, ftp dan chating serta tele konferensi sebaiknya tersedia
- Untuk status terkendali / tidak terkendali, harus ada stamp yang membedakan antara dokumen yang dilihat langsung di server dengan dokumen yang diprint.
- Status 'diterbitkan untuk digunakan' dan status 'hanya untuk validasi' sebaiknya dibuat. Dokumen dengan status pertama disimpan dalam folder terkini, sedangkan dokumen dengan status berikutnya di dalam folder dalam proses.
- Harus tersedia fasilitas pencarian, baik untuk judul, konten, status dokumen, termasuk tanggal revisi, disertai dengan sistem indexing
- Harus dilengkapi dengan hirarki user terdaftar dengan password masing-masing (misalnya administrator, pengesah, pemeriksa, pembuat, pengetik, tamu, hanya baca, dll)
- Riwayat perubahan dokumen sebaiknya bisa dilacak
- Bila ada template / formulir terpisah, maka hubungannya dengan dokumen induk sebaiknya dinyatakan / diidentifikasi
- Harus ada sistem proteksi modifikasi dokumen sesuai hirarki user
- Harus tersedia sistem backup rutin dan mirror site.
Hmmm... sanggupkah saya menyusunnya?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar