Penyusunan SOP (standard operating procedure) untuk reformasi birokrasi dilakukan oleh setiap karyawan yang terlibat langsung dalam pekerjaan tersebut. Ini merupakan agenda dari Kelompok Kerja Penataan Tatalaksana Tim Reformasi Birokrasi BATAN.
Kenyataannya, BATAN telah beberapa lama memberlakukan penyusunan prosedur yang mengacu pada standar IAEA, sehingga tidak ada kesulitan bagi para karyawan. Masalahnya, format dari MenPAN berbeda dengan format yang selama ini berlaku. Masalah lainnya adalah, masing-masing unit kerja menyusun prosedurnya sendiri, sehingga banyak yang mirip dengan unit kerja lain.
Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, yang akan dilakukan Pokja Tatalaksana adalah sebagai berikut: menggabungkan prosedur-prosedur yang serupa menjadi suatu prosedur generik, yang akan disebut dengan Prosedur BATAN; dan mengubah / menyesuaikan format prosedur yang sudah ada menjadi format MenPAN, yaitu berupa SOP.
Sehingga dalam proposalnya, Pokja Tatalaksana merencanakan dalam 3 tahun ke depan hal-hal sebagai berikut:
1. Identifikasi dan inventarisasi proses kerja di setiap unit kerja
2. Penyusunan kebutuhan SOP
3. Pelatihan penyusunan SOP
4. Penyusunan SOP
5. Pengembangan aplikasi / perangkat lunak perkantoran
Detilnya adalah sebagai berikut.
a. Setiap unit kerja diminta menyusun daftar prosedur yang dimilikinya, dan menyiapkan salinan prosedur bila diperlukan.
b. Daftar prosedur yang ada di seluruh unit kerja disusun dan dianalisis kemiripannya. Apabila ada yang mirip, unit kerja diharuskan menghapus prosedur tersebut setelah Prosedur generik diedarkan. Ada kemungkinan unit kerja belum memiliki SOP yang seharusnya dibuat, sehingga perlu menyusunnya.
c. SOP yang harus dibuat dalam bentuk SOP / Prosedur generik akan dibuat daftarnya dan diajukan ke Kepala BATAN. Ada kemungkinan SOP tersebut telah tersedia di BATAN, maka hanya akan dilakukan penyesuaian format SOP.
d. Format SOP dari MenPAN berbentuk SOP administratif dan SOP teknis, sementara di BATAN, dikenal prosedur kerja dan instruksi kerja. Ini memerlukan pengenalan dan pemahaman, untuk selanjutnya diterapkan. Oleh karena itu perlu pelatihan untuk menyusun prosedur sesuai format SOP MenPAN terhadap perwakilan setiap unit kerja. Bila memungkinkan, seluruh personil inti yang terlibat akan diberikan pelatihan.
e. Penyusunan SOP dilakukan serentak di seluruh unit kerja dengan dipantau oleh Pokja Tatalaksana. Bila perlu akan dibentuk Tim SOP tersendiri.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar