Reinventing the Wheel - Trik mudah dan ringan untuk Reformasi Birokrasi

Quote “ Buat apa direformasi, toh organisasi kita baik-baik saja!”, Susilo Widodo

Reformasi birokrasi menuntut perubahan besar-besaran dalam organisasi dan birokrasi pemerintah. Betulkah begitu?

Unsur dan segi yang baik tidak perlu diubah besar-besaran, namun unsur yang kurang baik memang perlu direformasi. Peraturan MenPANRB mengharapkan kita berubah, namun kita tidak tahu mulai dari mana.

Disinilah kita perlu prinsip Reinventing the Wheel, dimana roda yang sudah baik perlu dikemas ulang sehingga menonjol dan terlihat cantik di mata MenPANRB.

Pertama, identifikasilah unsur atau aspek yang sudah baik.

Kedua, pelajari istilah atau sistem dalam peraturan Reformasi Birokrasi.

Ketiga, carilah analogi atau kesamaan antara aspek organisasi yang teridentifikasi dengan sistem atau peraturan yang diminta MenPANRB. Contoh yang nyata disini adalah penerapan ISO 9001 di organisasi dalam hal identifikasi interaksi proses, yang analog dengan istilah analisis bisnis proses di MenPANRB.

Keempat, Sampaikan itu dalam bentuk program / rencana kerja, namun pastikan bahwa itu sudah berhasil sebelumnya dan dilengkapi dengan bukti.

Semua itu pada dasarnya adalah penerapan sistem manajemen yang konsisten, komitmen, terukur, efektif, termonitor dan memiliki bukti obyektif. Contoh lebih rinci adalah:

Manajemen info dan pengetahuan	e-government
Penilaian risiko	SPIP
Evaluasi kepatuhan	penataan peraturan
Prosedur	SOP
Interaksi proses	bisnis proses
Pengendalian modifikasi / perubahan	manajemen perubahan
Pengendalian perubahan organisasi	Penataan organisasi
Kompetensi dan pelatihan	manajemen SDM aparatur
Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang	pola karir, pola jabatan, formasi
Penilaian independen	PMPRB
Penilaian diri	monitoring dan evaluasi
Pemantauan dan pengukuran proses	monitoring dan evaluasi
Pengendalian produk yang tidak sesuai	Penguatan pengawasan

Dengan prinsip reinventing the wheel seperti di atas, maka tuntutan reformasi birokrasi akan terasa mudah, dan akhirnya semua pihak akan menghadapi perubahan dengan senang dan ringan.

Master of Time

Kita ingin semuanya serba cepat, perbedaan 1 detik sangat berarti.

Seandainya 1 detik lebih cepat mengerti, orang bilang kita cerdas.

Seandainya 1 detik lebih cepat mengetahui, orang bilang kita peramal.

Seandainya 1 detik lebih cepat bertindak, orang bilang kita cekatan.

Seandainya 1 detik lebih cepat mengambil, orang bilang kita beruntung.

Menguasai waktu, walau hanya 1 detik lebih cepat, sangat besar pengaruhnya. How to be a master of time, bagaimana kita bisa menguasai waktu? L.B. Archer mengatakan, “we may swim across a river of time, through the power of memory and imagination.” Kita dapat mengarungi lautan waktu, hanya dengan kekuatan kenangan dan khayalan.

Kata kuncinya adalah kekuatan kenangan dan kekuatan khayalan. Dengan mengingat berbagai pengalaman yang telah kita lalui, kita dapat bertindak lebih cepat. Hanya dengan memprediksi masa depan, kita dapat memilih dengan tepat. Lebih tepatnya, mengolah dan mengevaluasi berbagai pengalaman akan membantu kita memprediksi apapun yang akan terjadi.

Tidak ada orang yang lebih cerdas daripada master of time.

Tidak ada orang yang lebih beruntung daripada master of time.

Tidak ada orang “pintar meramal” daripada master of time.

Maka, marilah jadi master of time dengan menguasai kekuatan memori dan imajinasi!

Sukses Diklat SOP di PKTN, Berkat Komitmen Pimpinan dan Keterlibatan Para Pegawai

Reformasi Birokrasi telah digulirkan. Seluruh jajaran, dari Kepala BATAN sampai staf dan pihak outsourcing telah berkomitmen untuk melakukan perubahan. Salah satu perubahan yang sedang berjalan adalah penyusunan peta bisnis dan tata laksana diikuti dengan pembuatan SOP.

Untuk mendukung penyusunan SOP dan mensukseskan reformasi birokrasi, PSJMN menyelenggarakan pelatihan untuk menyusun Standard Operating Procedures (SOP) di Pusat Kemitraan Teknologi Nuklir. Pelatihan ini diselenggarakan pada tanggal 30 April dan 1 Mei 2013 bertempat di lantai 3 PKTN.

Komitmen para pejabat di BATAN untuk melaksanakan proses Reformasi Birokrasi nampak dengan hadirnya Kepala PKTN dan Kepala PSJMN sekaligus dalam pembukaan pelatihan ini. Dalam pembukaannya, Bapak Ferly meminta para peserta dapat menentukan berapa jumlah SOP yang optimal di PKTN. Sedangkan Bapak Djatmiko menyatakan bahwa tercapainya penyusunan SOP berpengaruh pada pembayaran tunjangan kinerja.

Para pegawai dari seluruh bidang yang ada di PKTN sangat antusias mengikuti teori maupun praktek penyusunan SOP ini, yang dibimbing oleh para pegawai dari PSJMN. Pelatihan yang dipelopori oleh Unit Jaminan Mutu PKTN ini berjalan dengan sukses, dan menghasilkan beberapa draft SOP yang tentu saja akan segera disahkan dan diterapkan.

Pertanyaan terbuka untuk wawancara budaya keamanan

Contoh pertanyaan untuk wawancara budaya keamanan

1Sistem Manajemen

• Peran dan tanggung jawab

  • Dokumen?

• Semua terlibat?

• • Orang baru?

• Pengukuran kinerja

  • Kinerja rendah?

• Target / ambang?

• • Tidak tercapai / melebihi?

• Jaminan mutu

  • Prosedur?

• • Terintegrasi?

• Penilaian diri

  • Rencana?

• Status?

• Analisis?

• Celah?

• Tindak lanjut?

2Kepemimpinan

• Penggunaan wewenang

  • Wewenang sesuai?

• Adil?

• • sehari-hari?

• Komunikasi

  • Vertikal?

• Horisontal?

• • Eksternal / internal

• Motivasi

  • Cara?

• Reward / punishment?

3Perilaku Personil

• Profesionalisme

  • Tahu prosedur?

• Bangga?

• • Interaksi?

• Akuntabilitas

  • Komitmen ada?

• Saling tegur?

• Ikut pemecahan masalah?

• • Peran anda?

• Ketaatan

  • Prosedur perlu?

• Sesuai prosedur?

• Sanksi?

Pertanyaan Umum untuk Wawancara Budaya Keamanan

1. Apa yang anda rasakan mengenai keamanan di tempat kerja anda?

atau:

1. Bagaimana kondisi keamanan di ruang / unit kerja / kantor?

Kemudian, untuk mendalami tanyakan hal berikut:

2. Unsur apa yang mendukung kondisi tersebut?

atau:

2. Apa penyebab kondisi keamanan tersebut (dari segi pejabat, pegawai, peralatan, sistem, dan lingkungan)?

Dari sini, pertanyaan bisa dikembangkan tergantung jawaban masing-masing.

Pertanyaan lain yang bisa diajukan misalnya:

3a. Apa pendapat anda tentang personil (sesama karyawan, outsourcing, pengamanan dalam, kabid, kapus) terkait pengamanan?

3b. Apa pendapat anda tentang perlengkapan / peralatan (cctv, kunci ruangan, badge) pengamanan?

3c. Apa pendapat anda tentang sistem pengamanan (patroli, piket, jaga gerbang, penanganan ancaman / kejadian) yang telah ada?

Pertanyaan terakhir yang biasa saya sampaikan adalah:

4. Masalah pengamanan apa yang menjadi ganjalan / uneg-uneg anda?

atau:

4. Bagaimana agar keamanan lebih meningkat?

Cukup banyak yang bisa digali dari jawaban responden.

Cara wawancara budaya keamanan

Contoh pertanyaan untuk wawancara budaya keamanan

1Sistem Manajemen

• Peran dan tanggung jawab

  • Dokumen?

• Semua terlibat?

• • Orang baru?

• Pengukuran kinerja

  • Kinerja rendah?

• Target / ambang?

• • Tidak tercapai / melebihi?

• Jaminan mutu

  • Prosedur?

• • Terintegrasi?

• Penilaian diri

  • Rencana?

• Status?

• Analisis?

• Celah?

• Tindak lanjut?

2Kepemimpinan

• Penggunaan wewenang

  • Wewenang sesuai?

• Adil?

• • sehari-hari?

• Komunikasi

  • Vertikal?

• Horisontal?

• • Eksternal / internal

• Motivasi

  • Cara?

• Reward / punishment?

3Perilaku Personil

• Profesionalisme

  • Tahu prosedur?

• Bangga?

• • Interaksi?

• Akuntabilitas

  • Komitmen ada?

• Saling tegur?

• Ikut pemecahan masalah?

• • Peran anda?

• Ketaatan

  • Prosedur perlu?

• Sesuai prosedur?

• Sanksi?

Integrasi Area Perubahan ke dalam Tusi

Apakah Tim Kerja dalam Reformasi Birokrasi tetap diperlukan?

Ada 9 area perubahan yang harus dicapai dalam RB. Dibentuklah Tim Kerja untuk masing-masing area perubahan yang bekerja secara paralel.

Setelah berjalan 1 tahun, terungkap bahwa area-area perubahan tersebut sebenarnya sudah menjadi tugas dan tanggung jawab Struktural tertentu, sejak sebelum reformasi birokrasi dicanangkan.

Sebagai contoh, Perubahan Pelayanan Publik menjadi tugas Subbagian PNBP di Biro Umum. Perubahan Akuntabilitas Kinerja menjadi tugas Bagian Evaluasi Program di Biro Perencanaan. Dan seterusnya.

Oleh karena itu, tahun 2013 direncanakan untuk mengembalikan area perubahan tersebut ke struktural unit kerja. Sehingga Tim Kerja dihapus. Namun, ternyata ada dua area perubahan yang dipertahankan, yaitu Manajemen Perubahan dan Monev. Hal ini karena sifat program kerjanya menyeluruh dan mencakup semua agenda di Program dan Kegiatan RB.

Yang menjadi masalah kemudian adalah, cakupan tusi struktural berbeda dengan cakupan program kerja RB. Pada umumnya, program kerja RB cakupannya terbatas, sedangkan struktural lebih luas.

Sebagai contoh, Pusat Informatika menangani e-government dari e-proc, e-library, e-learning, e-planning, dst. Namun Program Kegiatan RB hanya mencakup 4 hal, yaitu Sistem informasi perencanaan, sistem informasi surat dinas, sistem informasi anggaran dan sistem informasi kepegawaian. Contoh lain, bila terdapat 17 jenis kegiatan PNBP yang harus ditangani Subbag PNBP, maka Program Kerja RB hanya menangani 4 jenis kegiatan saja. Sisanya adalah kegiatan 'rutin', dan bukan area perubahan.

Demikian pula dengan area perubahan Tata Laksana. Dari sekian banyak jenis prosedur yang berlaku, hanya SOP administrasi pemerintahan yang dicakup dalam area perubahan tersebut.

Jadi, untuk mengintegrasikan area perubahan ke dalam tugas struktural, perlu tambahan kegiatan (dan tentu saja tambahan anggaran) pada Bidang atau Bagian tersebut. Semoga......

Mengelola perubahan proses

Bagaimana mengelola perubahan proses bisnis organisasi?

Pertama, tetapkan format yang seragam, sehingga diperoleh 'bahasa' yang sama di antara bidang kegiatan. Dengan demikian akan mengurangi perdebatan tentang istilah, tata letak maupun kerangka isinya.

Tips:

Menurut pengalaman, perdebatan tentang istilah atau kata atau definisi menyita sebagian besar waktu rapat, jadi sebisa mungkin dihindari lebih dini.

Kedua, libatkan sebanyak mungkin individu, dari tingkatan tertinggi sampai terendah. Pelibatan ini perlu dikendalikan, dengan menetapkan porsi atau posisi masing-masing.

Dalam perumusan proses, minimal ada tiga pihak, yaitu penyusun, pemeriksa dan pengesah. Namun bukan berarti hanya tiga orang, individu yang terlibat bisa lebih banyak. Misalnya penyusun; terdiri dari pelaku proses, pemberi input proses atau penerima output proses, pemeriksa; atasan pelaku proses, jaminan mutu, petugas keselamatan atau petugas administrasi, sedangkan pengesah; pimpinan tertinggi dari kegiatan tersebut.

Tips:

Dengan alasan menyederhanakan birokrasi penyusunan proses, organisasi bisa mengurangi tahapnya dalam bentuk rapat pembahasan bersama, sehingga diakhir rapat bisa langsung disahkan. Ini sering disebut dengan verifikasi proses.

Ketiga, langsung terapkan proses tanpa bertele-tele atau menunggu sempurna prosesnya. Penyempurnaan justru datang dari penerapan, karena segera tahu kendalanya. Ini disebut validasi.

Tips:

Perlukah uji coba proses, bagaimana caranya?

Untuk proses yang sederhana dan berisiko rendah, bisa langsung dijalankan. Tetapi untuk proses yang berisiko tinggi, perlu diuji coba secara sistematis. Cara yang paling mudah adalah penerapan secara terbatas, pada lingkup yang sempit atau melibatkan sesedikit mungkin pelaku kegiatan.

Keempat, manfaat atau pengaruh perubahan perlu diukur, termasuk efek negatif atau resistensinya. Lebih jelasnya tunggu pada artikel berikutnya.