Reinventing the Wheel - Trik mudah dan ringan untuk Reformasi Birokrasi

Quote “ Buat apa direformasi, toh organisasi kita baik-baik saja!”, Susilo Widodo

Reformasi birokrasi menuntut perubahan besar-besaran dalam organisasi dan birokrasi pemerintah. Betulkah begitu?

Unsur dan segi yang baik tidak perlu diubah besar-besaran, namun unsur yang kurang baik memang perlu direformasi. Peraturan MenPANRB mengharapkan kita berubah, namun kita tidak tahu mulai dari mana.

Disinilah kita perlu prinsip Reinventing the Wheel, dimana roda yang sudah baik perlu dikemas ulang sehingga menonjol dan terlihat cantik di mata MenPANRB.

Pertama, identifikasilah unsur atau aspek yang sudah baik.

Kedua, pelajari istilah atau sistem dalam peraturan Reformasi Birokrasi.

Ketiga, carilah analogi atau kesamaan antara aspek organisasi yang teridentifikasi dengan sistem atau peraturan yang diminta MenPANRB. Contoh yang nyata disini adalah penerapan ISO 9001 di organisasi dalam hal identifikasi interaksi proses, yang analog dengan istilah analisis bisnis proses di MenPANRB.

Keempat, Sampaikan itu dalam bentuk program / rencana kerja, namun pastikan bahwa itu sudah berhasil sebelumnya dan dilengkapi dengan bukti.

Semua itu pada dasarnya adalah penerapan sistem manajemen yang konsisten, komitmen, terukur, efektif, termonitor dan memiliki bukti obyektif. Contoh lebih rinci adalah:

Manajemen info dan pengetahuan	e-government
Penilaian risiko	SPIP
Evaluasi kepatuhan	penataan peraturan
Prosedur	SOP
Interaksi proses	bisnis proses
Pengendalian modifikasi / perubahan	manajemen perubahan
Pengendalian perubahan organisasi	Penataan organisasi
Kompetensi dan pelatihan	manajemen SDM aparatur
Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang	pola karir, pola jabatan, formasi
Penilaian independen	PMPRB
Penilaian diri	monitoring dan evaluasi
Pemantauan dan pengukuran proses	monitoring dan evaluasi
Pengendalian produk yang tidak sesuai	Penguatan pengawasan

Dengan prinsip reinventing the wheel seperti di atas, maka tuntutan reformasi birokrasi akan terasa mudah, dan akhirnya semua pihak akan menghadapi perubahan dengan senang dan ringan.

Pengendalian Dokumen dengan Paperless

Saat ini, sarana maya menjadi primadona dalam berbagai segi kehidupan. Salah satunya distribusi tulisan. Dahulu banyak digunakan karya tulis cetak. Komponen utamanya adalah kertas dan tinta hitam. Namun, sekarang banyak kita dengar istilah paperless document. Atau dokumen tanpa kertas.

Alasan di balik paperless adalah menghemat sumber daya, melestarikan lingkungan hidup, menghemat ruang simpan, lebih permanen (tidak luntur atau rusak) dan sebagainya. Benarkah demikian? Apakah paperless doc lebih hemat sumber daya, mampu melestarikan lingkungan hidup, dst?

Nonetheless, saya sedang mencoba transisi ke pengendalian dokumen elektronik (EDMS, electronic document management system), dalam kaitannya dengan implementasi ISO 9001. EDMS berkembang pesat karena didukung adanya infrastruktur jaringan baik intranet maupun internet. Ujicoba ini saya lakukan dengan meng-install XAMPP dan Kordil EDMS, yang ke semuanya gratis. XAMPP adalah paket aplikasi yang mengubah desktop biasa menjadi server. Sedangkan Kordil EDMS secara kebetulan saya peroleh dari mBah Google. Uraian mengenai kelebihan ke dua aplikasi ini saya serahkan pada anda untuk mencarinya.

Tujuannya sederhana. Membuat server intranet yang bisa diakses oleh sesama karyawan yang berurusan dengan dokumen internal. Seperti diketahui, pengendalian dokumen dilakukan secara hirarki, yaitu ada pembuat, pemeriksa dan pengesah. Selain itu ada penerima dokumen dan penyimpan dokumen. masing-masing karyawan harus ditetapkan hak aksesnya secara berbeda, tergantung perannya dalam pengendalian dokumen.

(bersambung)