Organisasi Ideal: Auto Pilot, Regenerasi dan Reproduksi

Banyak organisasi berusaha mencari metode terbaik untuk bertahan, tetap produktif, dan bahkan meningkat secara terus-menerus. Salah satunya adalah dengan analisis SWOT (Strength-Weakness-Opportunity-Threat) diikuti strategi BSC (Balanced Scorecard). Metode TOWS (kebalikan dari SWOT) adalah variasi dari strategi BSC.

Organisasi yang ideal sering dibicarakan dan diungkap teori-teorinya, termasuk model MBNQA (Malcolm Baldridge National Quality Award) dari Amerika Serikat atau CAFM (Common Assessment Framework Model) dari Uni Eropa. Untuk industri nuklir, terdapat IMS (Integrated Management System) yang menggabungkan sistem mutu, keselamatan, kesehatan, keamanan, lingkungan dan ekonomi.

Beberapa dekade terakhir, upaya untuk mencari bentuk organisasi yang ideal diarahkan pada analogi dengan makhluk hidup alamiah. Misalnya Org.DNA (Organizational Deoxy Ribonucleic Acid), NTMS (Nanotechnology Management System), atau Blue Ocean Strategy. Org.DNA adalah arsitektur dan karakter yang dibentuk dari 4 elemen, persis seperti DNA, yaitu struktur, kebijakan, motivasi, dan informasi, dan masing-masing saling berinteraksi sehingga dapat beradaptasi dan berinovasi menghadapi lingkungan. DNA ini bersifat dapat diturunkan dan menggandakan diri. NTMS adalah cara pandang organisasi serupa dengan anatomi tubuh, yang dilengkapi dengan aliran darah, aliran getah bening dan aliran energi. Aliran darah dianalogikan dengan nilai uang, sehingga kesehatan dan kinerja organisasi diukur setelah dikonversi ke dalam nilai uang. Suatu organ yang membutuhkan lebih banyak darah dianalogikan dengan simptom penyakit atau “radang”.

Ciri umum organisasi yang ideal adalah tetap produktif, selalu melakukan peningkatan, namun juga mampu menghadapi perubahan dan persaingan, termasuk kegagalan produktivitas. Unsur-unsur di dalam organisasi yaitu KOPI 4MILS (Kendali-Output-Input-Manusia-Mesin-Material-Metode-Informasi-Lingkungan-Selamat) harus sedemikian rupa mendukung organisasi ideal tersebut. Manajemen risiko menjadi unsur tambahan yang signifikan untuk dibahas, apabila berkaitan dengan perubahan di luar organisasi dan berbagai kegagalan yang mengancam.

Penulis akan mendefinisikan organisasi ideal dengan ungkapan lain. Seorang atasan pernah berkata, bahwa organisasinya berjalan dengan lancar tanpa harus diperintah atau didatangi satu-persatu. Semua karyawan tahu persis apa yang harus dilakukan. Dan hasilnya memang baik. Setiap lini dalam struktur organisasi mampu berkomunikasi dan saling mengingatkan, sehingga permasalahan apapun segera tertangani, tanpa harus minta petunjuk atau melapor pada atasan tersebut. Atasan ini tahu beres urusan kantor, sehingga dia memiliki waktu untuk mengembangkan jejaring di luar dan membangun citra organisasi ke para pemangku kepentingan. Secara singkat atasan ini menyebutnya “auto pilot”, kapal berjalan lancar ke tujuan tanpa harus disetir oleh pimpinan organisasi. Prasyarat dari auto pilot antara lain: Pimpinan organisasi tahu persis tujuannya, Pimpinan dapat mengkomunikasikan tujuan ini ke seluruh lini dan pegawai, terdapat komunikasi dan saling mengingatkan antara lini satu dengan lainnya, semua pegawai telah kompeten dan menjalankan fungsinya dengan baik, dan terdapat deteksi untuk mengetahui bila terjadi penyimpangan.

Organisasi dapat berlangsung abadi, namun tidak demikian dengan unsur-unsurnya. Manusia, mesin, material dan metode akan berubah terus. Pergantian pegawai akan selalu terjadi, mesin mengalami kerusakan, dan material harus dipasok terus, termasuk informasi. Metode kerja juga harus diubah sesuai situasi dan kondisinya. Perubahan dan perbaikan ini juga merupakan ciri khas suatu organisasi yang ideal, asalkan pergantian yang terjadi tidak mengganggu produktivitas. Untuk menuju organisasi yang selalu meningkat, maka manajemen perubahan merupakan karakter organisasi yang harus dijalani. Idealnya, regenerasi menghasilkan unsur pengganti yang sama persis karakteristik atau kompetensinya. Dengan regenerasi yang tepat waktu, organisasi memiliki peluang untuk bertahan, bahkan berkembang positif. Regenerasi juga dapat dijadikan cara untuk membersihkan unsur-unsur organisasi yang mulai aus atau mengalami penuaan. Dengan demikian penurunan kinerja dapat dicegah dan diatasi. Organisasi yang disamakan dengan cara makhluk hidup bertahan dapat pula disamakan cara penanganannya, misalnya dengan mengukur waktu daur regenerasi. Ada saatnya lapar, dan harus diberi makan. Ada saatnya diperiksa kesehatan dan diberi suntikan vitamin dan suplemen. Memberi makan pada saat yang tepat serta memberi suplemen dengan kadar dan jenis yang tepat akan menjamin vitalitas dari organisasi. Misalnya untuk pegawai, lama kerja maksimal adalah 30 tahun, dengan masa transisi untuk mengajarkan keahlian pada penerusnya sekitar 4 tahun, maka daur pegawai adalah sekitar 20-26 tahun. Untuk mesin tentu lebih cepat berganti, demikian juga metode. Sedangkan daur untuk material dan informasi jauh lebih cepat lagi.

Salah satu cara untuk melihat seberapa besar organisasi adalah cabangnya yang terdapat di mana-mana. Organisasi yang mendunia memiliki cabang di berbagai negara, dengan jumlah yang luar biasa. Kesan yang didapat dari organisasi induk, sama dengan kesan yang diperoleh dari cabangnya, atau sebaliknya. Untuk dapat membuka cabang perusahaan, organisasi induk harus menciptakan patokan-patokan sehingga cabangnya dapat berkinerja serupa dengan induknya. Tentu saja hal ini disertai dengan pengawasan, atau istilah lainnya lisensi dari organisasi induk. Sebaiknya, organisasi cabang beroperasi secara independen namun mendukung keberhasilan induknya. Jadi, ciri lain dari organisasi ideal adalah mampu reproduksi, dengan menerapkan prinsip corporate DNA. Anak organisasi merupakan interaksi dari empat faktor yang dimiliki induknya, lalu menghasilkan inovasi, serta beroperasi secara independen. Contoh tipikal dari reproduksi adalah saat salah satu pimpinan organisasi mengundurkan diri dan membentuk organisasi baru, dengan lingkup, cara operasi, struktur, jaringan informasi dan nilai-nilai yang serupa. Perusahaan cargo, otomotif, makanan cepat saji, garmen dan lain-lain sering mengalami hal ini.

Setelah beberapa waktu berlalu, organisasi baru hasil reproduksi akan menjadi saingan dari organisasi induk. Untuk itu, organisasi baru yang mengetahui segmen pelanggan, jenis layanan / produk, dan jaringan induknya akan menerapkan Blue Ocean Strategy, untuk menghindari perebutan pelanggan dengan organisasi asal. Blue Ocean Strategy menitikberatkan opsi mencari pelanggan dan produk baru, yang sama sekali berbeda dengan yang sebelumnya. Laut biru adalah segmen pelanggan yang belum digali, sedangkan laut merah adalah pasar yang penuh persaingan.

Pada akhirnya, organisasi ideal dapat menyeimbangkan kebutuhan pertumbuhan dengan biaya yang timbul, menyeimbangkan kepentingan internal dengan kepuasan eksternal, menggabungkan kekuatan unsur-unsur yang dimiliki untuk menghadapi tantangan dari luar, serta mampu mendeteksi kondisi internal untuk dapat menyesuaikan dengan situasi eksternal.