Reinventing the Wheel - Trik mudah dan ringan untuk Reformasi Birokrasi

Quote “ Buat apa direformasi, toh organisasi kita baik-baik saja!”, Susilo Widodo

Reformasi birokrasi menuntut perubahan besar-besaran dalam organisasi dan birokrasi pemerintah. Betulkah begitu?

Unsur dan segi yang baik tidak perlu diubah besar-besaran, namun unsur yang kurang baik memang perlu direformasi. Peraturan MenPANRB mengharapkan kita berubah, namun kita tidak tahu mulai dari mana.

Disinilah kita perlu prinsip Reinventing the Wheel, dimana roda yang sudah baik perlu dikemas ulang sehingga menonjol dan terlihat cantik di mata MenPANRB.

Pertama, identifikasilah unsur atau aspek yang sudah baik.

Kedua, pelajari istilah atau sistem dalam peraturan Reformasi Birokrasi.

Ketiga, carilah analogi atau kesamaan antara aspek organisasi yang teridentifikasi dengan sistem atau peraturan yang diminta MenPANRB. Contoh yang nyata disini adalah penerapan ISO 9001 di organisasi dalam hal identifikasi interaksi proses, yang analog dengan istilah analisis bisnis proses di MenPANRB.

Keempat, Sampaikan itu dalam bentuk program / rencana kerja, namun pastikan bahwa itu sudah berhasil sebelumnya dan dilengkapi dengan bukti.

Semua itu pada dasarnya adalah penerapan sistem manajemen yang konsisten, komitmen, terukur, efektif, termonitor dan memiliki bukti obyektif. Contoh lebih rinci adalah:

Manajemen info dan pengetahuan	e-government
Penilaian risiko	SPIP
Evaluasi kepatuhan	penataan peraturan
Prosedur	SOP
Interaksi proses	bisnis proses
Pengendalian modifikasi / perubahan	manajemen perubahan
Pengendalian perubahan organisasi	Penataan organisasi
Kompetensi dan pelatihan	manajemen SDM aparatur
Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang	pola karir, pola jabatan, formasi
Penilaian independen	PMPRB
Penilaian diri	monitoring dan evaluasi
Pemantauan dan pengukuran proses	monitoring dan evaluasi
Pengendalian produk yang tidak sesuai	Penguatan pengawasan

Dengan prinsip reinventing the wheel seperti di atas, maka tuntutan reformasi birokrasi akan terasa mudah, dan akhirnya semua pihak akan menghadapi perubahan dengan senang dan ringan.

Integrasi Area Perubahan ke dalam Tusi

Apakah Tim Kerja dalam Reformasi Birokrasi tetap diperlukan?

Ada 9 area perubahan yang harus dicapai dalam RB. Dibentuklah Tim Kerja untuk masing-masing area perubahan yang bekerja secara paralel.

Setelah berjalan 1 tahun, terungkap bahwa area-area perubahan tersebut sebenarnya sudah menjadi tugas dan tanggung jawab Struktural tertentu, sejak sebelum reformasi birokrasi dicanangkan.

Sebagai contoh, Perubahan Pelayanan Publik menjadi tugas Subbagian PNBP di Biro Umum. Perubahan Akuntabilitas Kinerja menjadi tugas Bagian Evaluasi Program di Biro Perencanaan. Dan seterusnya.

Oleh karena itu, tahun 2013 direncanakan untuk mengembalikan area perubahan tersebut ke struktural unit kerja. Sehingga Tim Kerja dihapus. Namun, ternyata ada dua area perubahan yang dipertahankan, yaitu Manajemen Perubahan dan Monev. Hal ini karena sifat program kerjanya menyeluruh dan mencakup semua agenda di Program dan Kegiatan RB.

Yang menjadi masalah kemudian adalah, cakupan tusi struktural berbeda dengan cakupan program kerja RB. Pada umumnya, program kerja RB cakupannya terbatas, sedangkan struktural lebih luas.

Sebagai contoh, Pusat Informatika menangani e-government dari e-proc, e-library, e-learning, e-planning, dst. Namun Program Kegiatan RB hanya mencakup 4 hal, yaitu Sistem informasi perencanaan, sistem informasi surat dinas, sistem informasi anggaran dan sistem informasi kepegawaian. Contoh lain, bila terdapat 17 jenis kegiatan PNBP yang harus ditangani Subbag PNBP, maka Program Kerja RB hanya menangani 4 jenis kegiatan saja. Sisanya adalah kegiatan 'rutin', dan bukan area perubahan.

Demikian pula dengan area perubahan Tata Laksana. Dari sekian banyak jenis prosedur yang berlaku, hanya SOP administrasi pemerintahan yang dicakup dalam area perubahan tersebut.

Jadi, untuk mengintegrasikan area perubahan ke dalam tugas struktural, perlu tambahan kegiatan (dan tentu saja tambahan anggaran) pada Bidang atau Bagian tersebut. Semoga......