Bagaimana mengelola perubahan proses bisnis organisasi?
Pertama, tetapkan format yang seragam, sehingga diperoleh 'bahasa' yang sama di antara bidang kegiatan. Dengan demikian akan mengurangi perdebatan tentang istilah, tata letak maupun kerangka isinya.
Tips:
Menurut pengalaman, perdebatan tentang istilah atau kata atau definisi menyita sebagian besar waktu rapat, jadi sebisa mungkin dihindari lebih dini.
Kedua, libatkan sebanyak mungkin individu, dari tingkatan tertinggi sampai terendah. Pelibatan ini perlu dikendalikan, dengan menetapkan porsi atau posisi masing-masing.
Dalam perumusan proses, minimal ada tiga pihak, yaitu penyusun, pemeriksa dan pengesah. Namun bukan berarti hanya tiga orang, individu yang terlibat bisa lebih banyak. Misalnya penyusun; terdiri dari pelaku proses, pemberi input proses atau penerima output proses, pemeriksa; atasan pelaku proses, jaminan mutu, petugas keselamatan atau petugas administrasi, sedangkan pengesah; pimpinan tertinggi dari kegiatan tersebut.
Tips:
Dengan alasan menyederhanakan birokrasi penyusunan proses, organisasi bisa mengurangi tahapnya dalam bentuk rapat pembahasan bersama, sehingga diakhir rapat bisa langsung disahkan. Ini sering disebut dengan verifikasi proses.
Ketiga, langsung terapkan proses tanpa bertele-tele atau menunggu sempurna prosesnya. Penyempurnaan justru datang dari penerapan, karena segera tahu kendalanya. Ini disebut validasi.
Tips:
Perlukah uji coba proses, bagaimana caranya?
Untuk proses yang sederhana dan berisiko rendah, bisa langsung dijalankan. Tetapi untuk proses yang berisiko tinggi, perlu diuji coba secara sistematis. Cara yang paling mudah adalah penerapan secara terbatas, pada lingkup yang sempit atau melibatkan sesedikit mungkin pelaku kegiatan.
Keempat, manfaat atau pengaruh perubahan perlu diukur, termasuk efek negatif atau resistensinya. Lebih jelasnya tunggu pada artikel berikutnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar