Sukses Diklat SOP di PKTN, Berkat Komitmen Pimpinan dan Keterlibatan Para Pegawai

Reformasi Birokrasi telah digulirkan. Seluruh jajaran, dari Kepala BATAN sampai staf dan pihak outsourcing telah berkomitmen untuk melakukan perubahan. Salah satu perubahan yang sedang berjalan adalah penyusunan peta bisnis dan tata laksana diikuti dengan pembuatan SOP.

Untuk mendukung penyusunan SOP dan mensukseskan reformasi birokrasi, PSJMN menyelenggarakan pelatihan untuk menyusun Standard Operating Procedures (SOP) di Pusat Kemitraan Teknologi Nuklir. Pelatihan ini diselenggarakan pada tanggal 30 April dan 1 Mei 2013 bertempat di lantai 3 PKTN.

Komitmen para pejabat di BATAN untuk melaksanakan proses Reformasi Birokrasi nampak dengan hadirnya Kepala PKTN dan Kepala PSJMN sekaligus dalam pembukaan pelatihan ini. Dalam pembukaannya, Bapak Ferly meminta para peserta dapat menentukan berapa jumlah SOP yang optimal di PKTN. Sedangkan Bapak Djatmiko menyatakan bahwa tercapainya penyusunan SOP berpengaruh pada pembayaran tunjangan kinerja.

Para pegawai dari seluruh bidang yang ada di PKTN sangat antusias mengikuti teori maupun praktek penyusunan SOP ini, yang dibimbing oleh para pegawai dari PSJMN. Pelatihan yang dipelopori oleh Unit Jaminan Mutu PKTN ini berjalan dengan sukses, dan menghasilkan beberapa draft SOP yang tentu saja akan segera disahkan dan diterapkan.

Pertanyaan terbuka untuk wawancara budaya keamanan

Contoh pertanyaan untuk wawancara budaya keamanan

1Sistem Manajemen

• Peran dan tanggung jawab

  • Dokumen?

• Semua terlibat?

• • Orang baru?

• Pengukuran kinerja

  • Kinerja rendah?

• Target / ambang?

• • Tidak tercapai / melebihi?

• Jaminan mutu

  • Prosedur?

• • Terintegrasi?

• Penilaian diri

  • Rencana?

• Status?

• Analisis?

• Celah?

• Tindak lanjut?

2Kepemimpinan

• Penggunaan wewenang

  • Wewenang sesuai?

• Adil?

• • sehari-hari?

• Komunikasi

  • Vertikal?

• Horisontal?

• • Eksternal / internal

• Motivasi

  • Cara?

• Reward / punishment?

3Perilaku Personil

• Profesionalisme

  • Tahu prosedur?

• Bangga?

• • Interaksi?

• Akuntabilitas

  • Komitmen ada?

• Saling tegur?

• Ikut pemecahan masalah?

• • Peran anda?

• Ketaatan

  • Prosedur perlu?

• Sesuai prosedur?

• Sanksi?

Pertanyaan Umum untuk Wawancara Budaya Keamanan

1. Apa yang anda rasakan mengenai keamanan di tempat kerja anda?

atau:

1. Bagaimana kondisi keamanan di ruang / unit kerja / kantor?

Kemudian, untuk mendalami tanyakan hal berikut:

2. Unsur apa yang mendukung kondisi tersebut?

atau:

2. Apa penyebab kondisi keamanan tersebut (dari segi pejabat, pegawai, peralatan, sistem, dan lingkungan)?

Dari sini, pertanyaan bisa dikembangkan tergantung jawaban masing-masing.

Pertanyaan lain yang bisa diajukan misalnya:

3a. Apa pendapat anda tentang personil (sesama karyawan, outsourcing, pengamanan dalam, kabid, kapus) terkait pengamanan?

3b. Apa pendapat anda tentang perlengkapan / peralatan (cctv, kunci ruangan, badge) pengamanan?

3c. Apa pendapat anda tentang sistem pengamanan (patroli, piket, jaga gerbang, penanganan ancaman / kejadian) yang telah ada?

Pertanyaan terakhir yang biasa saya sampaikan adalah:

4. Masalah pengamanan apa yang menjadi ganjalan / uneg-uneg anda?

atau:

4. Bagaimana agar keamanan lebih meningkat?

Cukup banyak yang bisa digali dari jawaban responden.

Cara wawancara budaya keamanan

Contoh pertanyaan untuk wawancara budaya keamanan

1Sistem Manajemen

• Peran dan tanggung jawab

  • Dokumen?

• Semua terlibat?

• • Orang baru?

• Pengukuran kinerja

  • Kinerja rendah?

• Target / ambang?

• • Tidak tercapai / melebihi?

• Jaminan mutu

  • Prosedur?

• • Terintegrasi?

• Penilaian diri

  • Rencana?

• Status?

• Analisis?

• Celah?

• Tindak lanjut?

2Kepemimpinan

• Penggunaan wewenang

  • Wewenang sesuai?

• Adil?

• • sehari-hari?

• Komunikasi

  • Vertikal?

• Horisontal?

• • Eksternal / internal

• Motivasi

  • Cara?

• Reward / punishment?

3Perilaku Personil

• Profesionalisme

  • Tahu prosedur?

• Bangga?

• • Interaksi?

• Akuntabilitas

  • Komitmen ada?

• Saling tegur?

• Ikut pemecahan masalah?

• • Peran anda?

• Ketaatan

  • Prosedur perlu?

• Sesuai prosedur?

• Sanksi?

Integrasi Area Perubahan ke dalam Tusi

Apakah Tim Kerja dalam Reformasi Birokrasi tetap diperlukan?

Ada 9 area perubahan yang harus dicapai dalam RB. Dibentuklah Tim Kerja untuk masing-masing area perubahan yang bekerja secara paralel.

Setelah berjalan 1 tahun, terungkap bahwa area-area perubahan tersebut sebenarnya sudah menjadi tugas dan tanggung jawab Struktural tertentu, sejak sebelum reformasi birokrasi dicanangkan.

Sebagai contoh, Perubahan Pelayanan Publik menjadi tugas Subbagian PNBP di Biro Umum. Perubahan Akuntabilitas Kinerja menjadi tugas Bagian Evaluasi Program di Biro Perencanaan. Dan seterusnya.

Oleh karena itu, tahun 2013 direncanakan untuk mengembalikan area perubahan tersebut ke struktural unit kerja. Sehingga Tim Kerja dihapus. Namun, ternyata ada dua area perubahan yang dipertahankan, yaitu Manajemen Perubahan dan Monev. Hal ini karena sifat program kerjanya menyeluruh dan mencakup semua agenda di Program dan Kegiatan RB.

Yang menjadi masalah kemudian adalah, cakupan tusi struktural berbeda dengan cakupan program kerja RB. Pada umumnya, program kerja RB cakupannya terbatas, sedangkan struktural lebih luas.

Sebagai contoh, Pusat Informatika menangani e-government dari e-proc, e-library, e-learning, e-planning, dst. Namun Program Kegiatan RB hanya mencakup 4 hal, yaitu Sistem informasi perencanaan, sistem informasi surat dinas, sistem informasi anggaran dan sistem informasi kepegawaian. Contoh lain, bila terdapat 17 jenis kegiatan PNBP yang harus ditangani Subbag PNBP, maka Program Kerja RB hanya menangani 4 jenis kegiatan saja. Sisanya adalah kegiatan 'rutin', dan bukan area perubahan.

Demikian pula dengan area perubahan Tata Laksana. Dari sekian banyak jenis prosedur yang berlaku, hanya SOP administrasi pemerintahan yang dicakup dalam area perubahan tersebut.

Jadi, untuk mengintegrasikan area perubahan ke dalam tugas struktural, perlu tambahan kegiatan (dan tentu saja tambahan anggaran) pada Bidang atau Bagian tersebut. Semoga......

Mengelola perubahan proses

Bagaimana mengelola perubahan proses bisnis organisasi?

Pertama, tetapkan format yang seragam, sehingga diperoleh 'bahasa' yang sama di antara bidang kegiatan. Dengan demikian akan mengurangi perdebatan tentang istilah, tata letak maupun kerangka isinya.

Tips:

Menurut pengalaman, perdebatan tentang istilah atau kata atau definisi menyita sebagian besar waktu rapat, jadi sebisa mungkin dihindari lebih dini.

Kedua, libatkan sebanyak mungkin individu, dari tingkatan tertinggi sampai terendah. Pelibatan ini perlu dikendalikan, dengan menetapkan porsi atau posisi masing-masing.

Dalam perumusan proses, minimal ada tiga pihak, yaitu penyusun, pemeriksa dan pengesah. Namun bukan berarti hanya tiga orang, individu yang terlibat bisa lebih banyak. Misalnya penyusun; terdiri dari pelaku proses, pemberi input proses atau penerima output proses, pemeriksa; atasan pelaku proses, jaminan mutu, petugas keselamatan atau petugas administrasi, sedangkan pengesah; pimpinan tertinggi dari kegiatan tersebut.

Tips:

Dengan alasan menyederhanakan birokrasi penyusunan proses, organisasi bisa mengurangi tahapnya dalam bentuk rapat pembahasan bersama, sehingga diakhir rapat bisa langsung disahkan. Ini sering disebut dengan verifikasi proses.

Ketiga, langsung terapkan proses tanpa bertele-tele atau menunggu sempurna prosesnya. Penyempurnaan justru datang dari penerapan, karena segera tahu kendalanya. Ini disebut validasi.

Tips:

Perlukah uji coba proses, bagaimana caranya?

Untuk proses yang sederhana dan berisiko rendah, bisa langsung dijalankan. Tetapi untuk proses yang berisiko tinggi, perlu diuji coba secara sistematis. Cara yang paling mudah adalah penerapan secara terbatas, pada lingkup yang sempit atau melibatkan sesedikit mungkin pelaku kegiatan.

Keempat, manfaat atau pengaruh perubahan perlu diukur, termasuk efek negatif atau resistensinya. Lebih jelasnya tunggu pada artikel berikutnya.

Pemanfaatan Reaktor Riset untuk Pelayanan Iradiasi

Utilisasi Reaktor Riset harus mengikuti Perka BAPETEN no 5 tahun 2012.

Utilisasi dibagi menjadi dua:

• utilisasi berdampak besar terhadap keselamatan, dan

• utilisasi berdampak kecil terhadap keselamatan.

Utilisasi berdampak kecil tidak memerlukan analisis keselamatan.

Apa ciri-cirinya?

Dalam lampiran I Perka tersebut, disediakan daftar periksa untuk menentukan dampak terhadap keselamatan. Apabila tidak ada yang terpenuhi, dianggap berdampak kecil.

1. Menyebabkan perubahan Batasan dan Kondisi Operasi (BKO)

2. Mengakibatkan perubahan Sistem, Struktur dan Komponen (SSK) yang penting bagi keselamatan.

3. Menimbulkan bahaya yang berbeda dari yang dianalisis dalam LAK instalasi

4. Menimbulkan bahaya yang kemungkinan terjadinya lebih besar dari yang dianalisis dalam LAK instalasi.

Membuat flow chart di Open Office Writer

Pernahkah anda mencoba menggambar flow chart / diagram alir di Open Office Writer?

Apa yang terjadi? Textbox dan shape lain serta garis penghubung selalu 'loncat'! Garis bengkok susah dibuat!

Itu semua tidak terjadi di MS Word, karena ada fungsi 'connector' dan 'drawing canvas'.

Di OO Writer, fungsi connector tidak ada, tetapi di OO Draw atau OO Impress ada, aneh khan?

Saya mencari fungsi yang setara dengan drawing canvas di Word. Ternyata bisa. Pembuatan secara manual sebagai berikut:

1. Gunakan Insert | frame ... | tab Type, pilih Anchor to page | tab Wrap | pilih Settings through

2. Lanjutkan dengan tab Background | pilih background color (apa saja) | setel transparansi 100%

3. Lalu klik OK. Muncul kotak

Klik kanan pada frame tersebut, klik pada Anchor | to page. Hal ini agar frame tersebut tidak bergeser bila ada penambahan paragraf atau baris.

4. Tinggal atur ukuran dan posisi frame sesuai lebar canvas yang diperlukan. Drawing canvas versi OO Writer siap digunakan.

5. Agar bisa dipakai ulang, simpanlah dokumen ini sebagai template.

Sekian.

Bagaimana dengan connector yang bisa bengkok sendiri dan tetap nempel di shape lain?

Triknya adalah dengan co-pas dari connector di Draw atau Impress. Caranya adalah:

1. Buka OO Draw, klik tools | gallery . Maka muncul gallery bar di bagian atas dokumen.

2. Klik tab new Theme... . Muncul properties of theme. Tulis 'Garis'. Maka di bawah tab New Theme muncul item dengan judul Garis. Klik item tersebut, maka ruang kosong akan terbuka di sebelah kanannya dan siap diisi.

3. Klik connector pada toolbar Drawing. Ini bisa juga dengan membuka OO Impress, lalu klik connector pada toolbar Drawing.

4. Buatlah garis connector lurus atau bengkok sama saja, panjang atau pendek sama saja.

5. Left click sekali pada garis tersebut, tunggu beberapa detik. Lalu left click dan tahan.

6. Sambil menahan tombol, tarik connector tadi ke gallery G aris pada ruang kosong di sebelah kanan, lalu lepaskan tombol mouse.

7. Connector ala OO Draw / Impress sudah tercopy ke gallery, siap digunakan dari OO Writer.

8. Sekarang, coba buka OO Writer, lalu klik tools | gallery | klik item Garis, connector sudah muncul.

Tips menggambar connector di frame.

1. Siapkan frame seperti cara diatas (anda juga bisa co-pas dari template yang sudah ada)

2. Buka gallery dengan tools | gallery. Pilih item Garis, sehingga muncul connector yang telah kita simpan.

3. Klik connector tersebut dan tarik ke dalam frame, sesuaikan posisi dan ukurannya.

4. Klik kanan pada connector, pilih Anchor | to frame. Hal ini agar connector tidak 'loncat'.