Cara memastikan elemen dasar sistem manajemen

Sistem manajemen semakin berkembang, disesuaikan dengan bidang industri atau aktivitasnya. Ada yang untuk otomotif, pendidikan, penerbangan, peralatan medis, pemerintahan, nuklir dan lain-lain. Selain bidang kegiatan, sistem manajemen juga dikembangkan sesuai dengan sifat produknya, misalnya makanan, informasi, kelestarian lingkungan, keselamatan kerja, dan lain-lain.

Hal ini akan memusingkan para pengambil keputusan, apakah semua harus diterapkan?! Jika ya, maka pihak manajemen akan terlalu disibukkan dengan upaya-upaya untuk memenuhi sistem tersebut, yang nota bene adalah administratif. Kapan ber-produksi kalau sibuk bikin laporan dan pencatatan normatif seperti ini?

Sekarang telah muncul sistem manajemen terintegrasi untuk memenuhi tantangan dan pertanyaan seperti di atas. Antara lain PAS 99, G-S-R3 dan TQM. Terlebih lagi, dengan semakin mapannya sistem manajemen tersebut, semakin terlihat adanya kesamaan dari berbagai sistem yang berbeda, yang mengarah pada penyatuan dan integrasi.

Untuk itulah artikel ini ditulis. Saya akan mengidentifikasi berbagai elemen dasar atau elemen utama yang selalu dimiliki oleh semua sistem manajemen. Dengan demikian, akan didapat satu fokus dan arahan oleh pihak manajemen dalam mengembangkannya. Lebih lanjut, diharapkan adanya kesamaan bahasa dan pemahaman dari seluruh personel organisasi.

Elemen-elemen dasar tersebut saya sebut dengan K.I.V.A kuadrat, yaitu:

1. Komitmen
   
2. Kemampuan
3. Identifikasi proses yang efektif dan efisien
4. Integrasi proses
5. Verifikasi
6. Validasi
7. Analisis dan
8. Aksi
   

Tujuan dari penyamaan bahasa ini sudah jelas, untuk memperoleh satu sistem yang terpadu, solid dan sinergis. Misalnya: manual manajemen tunggal, prosedur-prosedur yang komprehensif, audit internal secara gabungan, dokumen yang padu untuk auditor eksternal, perhatian pihak manajemen yang lebih fokus dan kinerja unggul yang berani di-benchmark dengan organisasi sejenis.

Dalam artikel selanjutnya, akan saya tampilkan contoh-contoh elemen tersebut.

Spesifikasi Pengendalian Dokumen Elektronik

Untuk membuat suatu sistem manajemen dokumen elektronik, dipersyaratkan beberapa hal. Berikut adalah kompilasi persyaratan yang didapat dari berbagai peraturan.

1. Harus ada pembuat, pemeriksa dan pengesah (masing-masing bisa berupa grup, tapi umumnya perorangan)
   
2. Tanggal revisi harus dipastikan
   
3. Tanggal pembuatan, periksa dan pengesahan harus mampu telusur (tanggal pengesahan bisa berbeda dengan tanggal upload atau publikasi atau revisi)
   
4. Status yang harus bisa dicek adalah 'sedang dibuat', 'sedang diperiksa', sedang disahkan'.
   
5. Harus dibuat folder terpisah untuk folder terkini, folder kadaluarsa, folder dalam proses dan folder dokumen eksternal
   
6. Folder amandemen sebaiknya juga tersedia, sebisa mungkin di dalam folder terkini
   
7. Fungsi e-mail, ftp dan chating serta tele konferensi sebaiknya tersedia
   
8. Untuk status terkendali / tidak terkendali, harus ada stamp yang membedakan antara dokumen yang dilihat langsung di server dengan dokumen yang diprint.
   
9. Status 'diterbitkan untuk digunakan' dan status 'hanya untuk validasi' sebaiknya dibuat. Dokumen dengan status pertama disimpan dalam folder terkini, sedangkan dokumen dengan status berikutnya di dalam folder dalam proses.
   
10. Harus tersedia fasilitas pencarian, baik untuk judul, konten, status dokumen, termasuk tanggal revisi, disertai dengan sistem indexing
    
11. Harus dilengkapi dengan hirarki user terdaftar dengan password masing-masing (misalnya administrator, pengesah, pemeriksa, pembuat, pengetik, tamu, hanya baca, dll)
    
12. Riwayat perubahan dokumen sebaiknya bisa dilacak
    
13. Bila ada template / formulir terpisah, maka hubungannya dengan dokumen induk sebaiknya dinyatakan / diidentifikasi
    
14. Harus ada sistem proteksi modifikasi dokumen sesuai hirarki user
    
15. Harus tersedia sistem backup rutin dan mirror site.
    

Hmmm... sanggupkah saya menyusunnya?

Pengalaman memasang Ubuntu 10.04 server dengan CD ROM

Saatnya membuat server sendiri! Paling tidak secara intranet dulu. Untuk itu, saya tertarik menggunakan Wordpress sebagai publisher dan ubuntu sebagai servernya. Yang saya lakukan pertama, adalah menguji coba Wordpress yang sudah popular. Ternyata cukup mudah. Wordpress versi offline bisa diunduh dan dijalankan diatas Windows, yang saya pakai adalah windows 7, tetapi WinXP juga bisa kok.

 

Karena penasaran, langkah kedua saya ambil. Yaitu dengan membuat virtual server di dalam laptop dengan OS-nya Windows 7. RAM laptop yang tadinya 500MB ternyata tidak memadai, jadi mesti diupgrade dulu dengan membeli RAM 1GB. -Terimakasih pada pak Joko, Ka TU saya- Yang saya pilih adalah Sun Virtualbox. Awalnya, Sun virtualbox for windows di-install dulu pada windows 7, lalu setelah virtualbox aktif, Ubuntu Server diinstall juga. Detil instalasi dapat dilihat pada mBah Gugel. Ternyata cukup bagus, dan Wordpress berfungsi dengan baik.

 

Saat ini saya sudah memasuki langkah ketiga, yaitu membuat server beneran pada desktop komputer lama yang sedang nganggur. Spek-nya lumayan bagus, dengan CPU speed 1.7GHz, HDD 40GB, RAM 512MB, CD-RW dan AGP video card, tidak lupa pula Ethernet cardnya (sudah on-board sih!).

 

Awalnya saya kesulitan untuk instalasi melalui liveCD ubuntu server 10.04. Ternyata, atas bantuan mBah Gugel lagi, ketahuan masalahnya adalah cd drive yang ter-install pada primary slave. Indikasinya begini: boot dari liveCD berhasil, hingga keluar menu "install Ubuntu server', dll. Saya pilih menu paling atas, yaitu install ubuntu server. Beberapa saat kemudian, muncul pesan bahwa 'no-common CD-ROM drive was detected', sehingga install tidak bisa dilanjutkan. Layar selalu menampilkan deteksi CD-ROM, dan menyarankan untuk menambahkan driver melalui removable media. Saat itu saya pakai CD drive ASUS CRW 5224A, jadi terpikir untuk download CD-RW driver dari ASUS yang khusus untuk Linux atau Ubuntu. Setelah browsing, yang saya peroleh malah saran dari suatu forum Ubuntu, bahwa CD drive bisa terdeteksi saat install bila dipasang pada secondary master! Saat itu memang CD drive saya pasang sebagai primary slave. Ini masalahnya, pikir saya. Lalu saya coba saran tersebut. Dan coba tebak, BERHASIL!

 

Rincian berikutnya akan saya sampaikan bila instalasi telah selesai.

 

Pelelangan elektronik, apa untungnya?

e-procurement telah berkembang pesat. Untuk saat ini, Layanan Pengadaan secara Elektronik (LPSE) menggunakan server yang ada di Kemdiknas, termasuk administratornya.

Melalui e-proc ini, pengadaan barang yang dilakukan secara lelang dapat dikomunikasikan dan diakses melalui internet oleh semua orang. Bahkan, status proses pelelangan pun dapat dipantau oleh pihak yang berkepentingan, mulai dari pengumuman pengadaan, pemasukan dokumen penawaran, sampai evaluasi, seleksi dan pengumuman pemenang lelang serta proses kontrak.

Faktor keamanan informasi yang ketat seperti dokumen penawaran dari penyedia jasa yang dienkripsi, penyedia jasa yang terdaftar dan memiliki ID khusus, sampai Pejabat Pembuat Komitmen dan Panitia Pengadaan yang memiliki akun terpisah, serta akun khusus untuk auditor (BPK, BPKP dan Inspektorat). Untuk saat ini, masing-masing instansi masih boleh membuat sistem LPSE sendiri.

Sistem e-proc ini agak berbeda dengan sistem pengadaan konvensional, yang menggunakan dokumen tercetak dan sistem tatap muka. LPSE menerapkan paper-less karena menggunakan internet, sekaligus meminimalkan kesempatan tatap muka. Bahkan segala transaksi, diskusi, dan pertukaran informasi terekam semua di server, serta dapat diaudit. Dengan demikian aspek transparansi dapat lebih mengemuka.

Dengan adanya data-data pelaku lelang (penyedia barang / jasa, PPK, Panitia, dll) dalam satu server, maka harapan akan integrasi sistem pengadaan akan mendekati kenyataan. Dalam server tersebut terekam pengalaman dan besarnya nilai kontrak yang pernah dimiliki para penyedia barang / jasa pada tahun-tahun sebelumnya. Bahkan daftar hitam-pun dapat dimuat dan diakses. Selain itu, berbagai kegiatan pengadaan satuan kerja dapat dilihat dan diperbandingkan.

Kompetensi Seorang Kepala Bidang Jaminan Mutu

Apa tugas seorang Kepala Bidang Jaminan Mutu?

Secara umum standar kompetensi -nya diatur oleh Menteri PAN. Hasilnya adalah sebagai berikut:

STANDAR KOMPETENSI Kepala Bidang Jaminan Mutu

Ikhtisar Jabatan
Memimpin, merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi seluruh sumber daya dalam rangka melaksanakan dan mengembangkan program jaminan mutu.
Rincian Tugas :
1. Memimpin seluruh sumber daya di lingkungan Bidang Jaminan Mutu;
2. Merencanakan kegiatan Bidang Jaminan Mutu;
3. Membagi tugas bawahan balk secara lisan maupun tertulis dalam rangka pelaksanaan tugas;
4. Memberi petunjuk bawahan balk secara lisan maupun tertulis dalam rangka pelaksanaan tugas;
5. Menyelia pelaksanaan kegiatan tugas bawahan melalui laporan atau langsung untuk mengetahui dan memantau perkembangan, masalah dan tindak lanjutnya;
6. Mengevaluasi pelaksanaan program kegiatan yang telah dilaksanakan;
7. Melakukan pembinaan dan penilaian pelaksanaan kerja serta peningkatan disiplin kerja para pegawai di lingkungan Bidang Jaminan Mutu;
8. Membuat laporan balk secara lisan maupun tertulis kepada atasan mengenai kegiatan Bidang Jaminan Mutu;
9. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan Bidang Jaminan Mutu;
10.Melaksanakan koordinasi pengembangan program jaminan mutu;
10.1. Pelaksanaan penyusunan, pengembangan dan pembinaan program jaminan mutu;
10.2. Pelaksanaan audit, pemantauan dan inspeksi sistem mutu.
11. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan untuk menunjang kelancaran tugas.
Kompetensi
1. Kompetensi Dasar
1.1. Integritas
1.2. Kepemimpinan
1.3. Perencanaan dan Pengorganisasian
1.4. Kerjasama
1.5. Fleksibilitas
2. Kompetensi Bidang
2.1. Pendelegasian Wewenang
2.2. Membimbing
2.3. Perhatian terhadap Keteraturan
2.4. Perbaikan Terus Menerus
2.5. Mengarahkan/Memberikan Perintah
2.6. Pengambilan Keputusan Strategis
2.7. Berpikir Analitis
2.8. Kreatif dan Inovatif
2.9. Berorientasi pada Pelayanan
2.10. Keahlian Teknikal/Profesional/Manajerial
2.10.1. Pengetahuan
· Memahami Manajemen Kepemimpinan
· Memahami Manajemen Perubahan
· Memahami Manajemen Kebijakan Publik
· Memahami Manajemen Konflik
· Memahami Manajemen Pelayanan Prima
· Memahami Peraturan Perundang-undangan terkait
· Memahami Sistem Standardisasi Nasional
· Memahami SNI 19-9001:2001 tentang Persyaratan system manajemen mutu
· Memahami SNI 19-19011:2005 tentang Pedoman audit mutu / lingkungan
· Memahami cara pembuatan dokumentasi sistem manajemen mutu
· Memahami Peraturan Kepala Organisasi
· Memahami sistem manajemen penelitian dan pengembangan
· Memahami Persyaratan untuk integrasi sistem manajemen
· Memahami Bahasa Inggris
· Memahami Renstra
· Memahami Rencana Kerja Bidang
2.10.2. Keterampilan
· Mampu mengembangkan program jaminan mutu
· Mampu melakukan koordinasi dengan Instansi Pemerintah terkait, serta Biro/Pusat/Inspektorat dalam hal konsultasi tentang sistem jaminan mutu dan menyusun PERKA tentang keselamatan, penetapan dan penerapan sistem jaminan mutu, serta bahan audit fasilitas dan instalasi
· Mampu membuat prosedur dan instruksi kerja
· Mampu memaksimalkan sumber daya yang ada untuk pelaksanaan kegiatan pengembangan jaminan mutu
· Mampu merencanakan dan mengajukan anggaran program kegiatan pengembangan jaminan mutu nuklir melalui DIPA
· Mampu melakukan kajian kebutuhan program penerapan sistem jaminan mutu nuklir sebagai dukungan tercapainya program organisasi dan program Nasional
· Mampu membuat usulan program penerapan sistem jaminan mutu untuk tahun kedepan
· Mampu membuat bahan uskeg penerapan sistem jaminan mutu untuk dibahas bersama peer group
· Mampu menetapkan jadwal pelaksanaan kegiatan penerapan sistem jaminan mutu
· Mampu membuat usulan susunan keanggotaan Tim Pelaksana Penerapan Sistem Jaminan Mutu
· Mampu melakukan pemeriksaan dan memastikan bahwa naskah pedoman/bahan penerapan sistem jaminan mutu telah diperbaiki sesuai notulen rapat pembahasan teknis dan diedit sesuai ketentuan yang berlaku, dilengkapi dengan dokumen pendukungnya
· Mampu mengusulkan penetapan pedoman/bahan penerapan sistem jaminan mutu
· Mampu melakukan sosialisasi penerapan sistem jaminan mutu ke seluruh pusat/unit kerja di lingkungan Organisasi
· Mampu melakukan audit jaminan mutu pada fasilitas dan instalasi di lingkungan Organisasi
· Mampu melakukan pemantauan penerapan sistem jaminan mutu pada pusat/unit kerja di lingkungan Organisasi
· Mampu mengevaluasi status penerapan sistem jaminan mutu pada pusat/unit kerja dilingkungan Organisasi
· Mampu mengelola dokumen sistem jaminan mutu
· Mampu mengelola dokumentasi Tim Penerapan Sistem Jaminan Mutu
· Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan
· Mampu membuat konsep Renstra organisasi
· Mampu membuat laporan pelaksanaan kegiatan penerapan sistem jaminan mutu
· Mampu memberikan pelayanan prima dalam rangka memenuhi kebutuhan unit kerja seperti permintaan, pertanyaan maupun keluhan

Hmmm...
Cukup banyak, ya? Mudah-mudahan saya bisa memikul tugas ini dengan baik. One step at a time, make thousand steps at the end.

Pengendalian Dokumen dengan Paperless-Hambatannya

Setelah mencoba beberapa saat, ternyata pengendalian dokumen dengan EDMS tidak sederhana. Salah satu masalah menyolok yang saya hadapi adalah masalah keamanan (security). XAMPP masih bersifat development stage, sehingga tidak aman untuk pemakaian secara luas.

Saat ini uji coba Pengendalian Dokumen Elektronik saya hentikan dulu, sampai masalah keamanan terselesaikan, atau didapat aplikasi lain yang lebih aman.

Masalah keamanan tersebut adalah password XAMPP yang telah dikenal banyak orang. Bagaimana kalau passwordnya diubah? Di beberapa thread telah didiskusikan hal ini. Ternyata di dalam fungsinya memang ada fasilitas "XAMPP security". Namun setelah saya coba, malah database-nya dan sekaligus website-nya tidak dapat diakses. Sampai sekarang hal ini belum terpecahkan, meskipun telah banyak ide dilontarkan, dan telah saya coba juga. Oohhh.... stuck man!

Mungkin sementara ini saya cool down dulu. Langkah selanjutnya saya sedang mencoba virtual host, di mana satu komputer bisa bersifat seolah-olah dua komputer yang berbeda, untuk menguji keamanan lebih lanjut. Nantikan kabar berikutnya.

Pengendalian Dokumen dengan Paperless

Saat ini, sarana maya menjadi primadona dalam berbagai segi kehidupan. Salah satunya distribusi tulisan. Dahulu banyak digunakan karya tulis cetak. Komponen utamanya adalah kertas dan tinta hitam. Namun, sekarang banyak kita dengar istilah paperless document. Atau dokumen tanpa kertas.

Alasan di balik paperless adalah menghemat sumber daya, melestarikan lingkungan hidup, menghemat ruang simpan, lebih permanen (tidak luntur atau rusak) dan sebagainya. Benarkah demikian? Apakah paperless doc lebih hemat sumber daya, mampu melestarikan lingkungan hidup, dst?

Nonetheless, saya sedang mencoba transisi ke pengendalian dokumen elektronik (EDMS, electronic document management system), dalam kaitannya dengan implementasi ISO 9001. EDMS berkembang pesat karena didukung adanya infrastruktur jaringan baik intranet maupun internet. Ujicoba ini saya lakukan dengan meng-install XAMPP dan Kordil EDMS, yang ke semuanya gratis. XAMPP adalah paket aplikasi yang mengubah desktop biasa menjadi server. Sedangkan Kordil EDMS secara kebetulan saya peroleh dari mBah Google. Uraian mengenai kelebihan ke dua aplikasi ini saya serahkan pada anda untuk mencarinya.

Tujuannya sederhana. Membuat server intranet yang bisa diakses oleh sesama karyawan yang berurusan dengan dokumen internal. Seperti diketahui, pengendalian dokumen dilakukan secara hirarki, yaitu ada pembuat, pemeriksa dan pengesah. Selain itu ada penerima dokumen dan penyimpan dokumen. masing-masing karyawan harus ditetapkan hak aksesnya secara berbeda, tergantung perannya dalam pengendalian dokumen.

(bersambung)