Antara SOP dan Prosedur Generik

Penyusunan SOP (standard operating procedure) untuk reformasi birokrasi dilakukan oleh setiap karyawan yang terlibat langsung dalam pekerjaan tersebut. Ini merupakan agenda dari Kelompok Kerja Penataan Tatalaksana Tim Reformasi Birokrasi BATAN.

Kenyataannya, BATAN telah beberapa lama memberlakukan penyusunan prosedur yang mengacu pada standar IAEA, sehingga tidak ada kesulitan bagi para karyawan. Masalahnya, format dari MenPAN berbeda dengan format yang selama ini berlaku. Masalah lainnya adalah, masing-masing unit kerja menyusun prosedurnya sendiri, sehingga banyak yang mirip dengan unit kerja lain.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, yang akan dilakukan Pokja Tatalaksana adalah sebagai berikut: menggabungkan prosedur-prosedur yang serupa menjadi suatu prosedur generik, yang akan disebut dengan Prosedur BATAN; dan mengubah / menyesuaikan format prosedur yang sudah ada menjadi format MenPAN, yaitu berupa SOP.

Sehingga dalam proposalnya, Pokja Tatalaksana merencanakan dalam 3 tahun ke depan hal-hal sebagai berikut:

1. Identifikasi dan inventarisasi proses kerja di setiap unit kerja

2. Penyusunan kebutuhan SOP

3. Pelatihan penyusunan SOP

4. Penyusunan SOP

5. Pengembangan aplikasi / perangkat lunak perkantoran

 

Detilnya adalah sebagai berikut.

a. Setiap unit kerja diminta menyusun daftar prosedur yang dimilikinya, dan menyiapkan salinan prosedur bila diperlukan.

b. Daftar prosedur yang ada di seluruh unit kerja disusun dan dianalisis kemiripannya. Apabila ada yang mirip, unit kerja diharuskan menghapus prosedur tersebut setelah Prosedur generik diedarkan. Ada kemungkinan unit kerja belum memiliki SOP yang seharusnya dibuat, sehingga perlu menyusunnya.

c. SOP yang harus dibuat dalam bentuk SOP / Prosedur generik akan dibuat daftarnya dan diajukan ke Kepala BATAN. Ada kemungkinan SOP tersebut telah tersedia di BATAN, maka hanya akan dilakukan penyesuaian format SOP.

d. Format SOP dari MenPAN berbentuk SOP administratif dan SOP teknis, sementara di BATAN, dikenal prosedur kerja dan instruksi kerja. Ini memerlukan pengenalan dan pemahaman, untuk selanjutnya diterapkan. Oleh karena itu perlu pelatihan untuk menyusun prosedur sesuai format SOP MenPAN terhadap perwakilan setiap unit kerja. Bila memungkinkan, seluruh personil inti yang terlibat akan diberikan pelatihan.

e. Penyusunan SOP dilakukan serentak di seluruh unit kerja dengan dipantau oleh Pokja Tatalaksana. Bila perlu akan dibentuk Tim SOP tersendiri.

Evaluasi lingkungan tapak untuk properti komersial

MASTAN bekerjasama dengan BSN dan ASTM menyelenggarakan pelatihan dengan judul "Technical and professional training on environment assessment". Pelatihan ini membahas materi utama yaitu standar ASTM no. E1527-05 "Standard Practice for Environmental Site Assessments: Phase I Environmental Site Assessment Process" dan E1903-97 "Standard Guide for Environmental Site Assessments: Phase I Environmental Site Assessment Process". Pelatihan ini diberikan oleh instruktur dari Expert ASTM, Nicholas Albergo (nalbergo@hsa-env.com) dari tanggal 12 s/d 14 Oktober 2010. Peserta yang hadir sangat beragam, dari instansi pemerintah (KLH, BATAN, PU, LIPI), Universitas, dan perusahaan swasta (pertambangan, konsultan, produsen, dll) sebanyak 40 orang.

Garis besar dari standar evaluasi lingkungan adalah sebagai berikut:

Evaluasi lingkungan tapak dibagi menjadi dua fase, yaitu fase I environmental site assessment berupa visual inspection dan document reviews, dan fase II merupakan proses sampling, uji dan pengukuran.

Standar ini diberlakukan terutama pada saat jual beli lahan atau bangunan komersial, dengan tujuan menilai resiko lingkungan pada masa lalu dan masa kini, sesuai dengan operasi atau pemanfaatan properti tersebut.

Evaluasi ini dilakukan oleh Environment Professionals (Ahli Lingkungan), namun tidak menerapkan sertifikasi. Prinsip penilaiannya adalah menentukan besarnya resiko lingkungan kemudian menentukan pihak mana yang harus menanggung resiko tersebut, termasuk oleh pemerintah. Oleh karena itu, dalam standar ini diatur juga mengenai sistem Dana Abadi, yang berasal dari pajak atas kegiatan industri yang beresiko lingkungan. Hal ini berbeda dengan sistem asuransi, karena tidak tergantung pada besar-kecilnya aset, atau besar kecilnya resiko.

Misalnya, suatu kegiatan industri melibatkan 3 perusahaan. Bisa jadi yang membayar adalah perusahaan yang beraset terbesar, meskipun penyebabnya adalah perusahaan yang lebih kecil ("kita tidak bisa memeras air dari sebongkah batu"). Bahkan bank penjamin – pun bisa dituntut untuk ikut bertanggung jawab.

Penilaian lingkungan dilakukan terhadap properti yang akan dijual, dilihat dari sisi kontaminasi, baik dari properti itu sendiri maupun dari properti dan lingkungan sekitarnya. Penilaian melibatkan data dari properti terkait, dari pihak asuransi, bahkan data dari pemerintah daerah (mis. IMB, RUTR, RUTK, dll).

Kontaminasi secara umum dibagi dua, yaitu bahan berbahaya (hazardous substances) dan bahan minyak (petroleum products). Untuk BATAN, kontaminasi bisa berasal dari zat radioaktif (radioactive materials).

Standar ini juga menyediakan format angket yang bisa digunakan oleh pemilik, pengguna, atau ahli lingkungan, dengan istilah "transaction screen questionnaire". Fase II membutuhkan jasa lab uji, sehingga perlu dipersiapkan semacam "menu" yang berisi daftar lab uji beserta metode uji, jenis material dan jangkauan ukurnya.

Workshop SMK3 dalam sistem manajemen terintegrasi

Wokrshop ini diselenggarakan di PTNBR Bandung pada tanggal 18 Oktober 2010 dengan melibatkan seluruh unit kerja di bawah Deputi PDT, yaitu PTNBR (sebagai penyelenggara), PTKMR, PTBIN dan PTAPB, ditambah dengan peserta dari PSJMN dan Direktorat Keteknikan dan Kesiapsiagaan Nuklir-BAPETEN.

Dalam pembukaannya, Bpk Anhar selaku Deputi PDT menyampaikan bahwa workshop ini diselenggarakan sebagai bagian dari komitmen yang diambil saat lokakarya K3 di PTKMR pada bulan April yang lalu. Komitmen tersebut adalah bahwa pertemuan dalam rangka sharing pengalaman penerapan SMK3 dan status terkini terutama dibawah Deputi PDT perlu dilakukan secara terus-menerus.

Komitmen lainnya adalah bahwa Deputi PDT mengharuskan seluruh jajaran eselon II untuk mendapatkan sertifikasi SMK3 sampai dengan 2012 yang dituangkan dalam Renstra PDT. Beliau juga berpendapat bahwa berbagai sistem manajemen sah-sah saja untuk diintegrasikan, bahkan setidaknya harus ada dua sertifikasi yaitu SMM dan SMK3 pada seluruh eselon II.

Pada presentasi pertama, PTNBR menyajikan status pedoman mutu terintegrasi, yang telah menggabungkan 7 persyaratan standar. Ke tujuh persyaratan standar tersebut adalah SB 77-0001, SB 77-0003, SB 006 OHSAS 18001, SB 008 SNI 19-14001, 001/DT/SJM.4, SNI ISO 28000 dan Pedoman KNAPPP.

Pada presentasi selanjutnya, PTAPB memaparkan Pedoman Sistem Manajemen Mutu yang menggabungkan 5 standar. Ke lima standar tersebut adalah ISO 9001, GS-R-3, ISO 17025, SB 008 OHSAS 18001 dan Pedoman KNAPPP.

Untuk setiap presentasi, dilakukan tanya jawab dari para peserta ke penyaji. Terlihat dalam tanya jawab bahwa para peserta cukup memahami berbagai persyaratan yang dibicarakan, serta antusiasme mengenai perkembangan integrasi manajemen mutu.

Cara memastikan elemen dasar sistem manajemen

Sistem manajemen semakin berkembang, disesuaikan dengan bidang industri atau aktivitasnya. Ada yang untuk otomotif, pendidikan, penerbangan, peralatan medis, pemerintahan, nuklir dan lain-lain. Selain bidang kegiatan, sistem manajemen juga dikembangkan sesuai dengan sifat produknya, misalnya makanan, informasi, kelestarian lingkungan, keselamatan kerja, dan lain-lain.

Hal ini akan memusingkan para pengambil keputusan, apakah semua harus diterapkan?! Jika ya, maka pihak manajemen akan terlalu disibukkan dengan upaya-upaya untuk memenuhi sistem tersebut, yang nota bene adalah administratif. Kapan ber-produksi kalau sibuk bikin laporan dan pencatatan normatif seperti ini?

Sekarang telah muncul sistem manajemen terintegrasi untuk memenuhi tantangan dan pertanyaan seperti di atas. Antara lain PAS 99, G-S-R3 dan TQM. Terlebih lagi, dengan semakin mapannya sistem manajemen tersebut, semakin terlihat adanya kesamaan dari berbagai sistem yang berbeda, yang mengarah pada penyatuan dan integrasi.

Untuk itulah artikel ini ditulis. Saya akan mengidentifikasi berbagai elemen dasar atau elemen utama yang selalu dimiliki oleh semua sistem manajemen. Dengan demikian, akan didapat satu fokus dan arahan oleh pihak manajemen dalam mengembangkannya. Lebih lanjut, diharapkan adanya kesamaan bahasa dan pemahaman dari seluruh personel organisasi.

Elemen-elemen dasar tersebut saya sebut dengan K.I.V.A kuadrat, yaitu:

1. Komitmen
   
2. Kemampuan
3. Identifikasi proses yang efektif dan efisien
4. Integrasi proses
5. Verifikasi
6. Validasi
7. Analisis dan
8. Aksi
   

Tujuan dari penyamaan bahasa ini sudah jelas, untuk memperoleh satu sistem yang terpadu, solid dan sinergis. Misalnya: manual manajemen tunggal, prosedur-prosedur yang komprehensif, audit internal secara gabungan, dokumen yang padu untuk auditor eksternal, perhatian pihak manajemen yang lebih fokus dan kinerja unggul yang berani di-benchmark dengan organisasi sejenis.

Dalam artikel selanjutnya, akan saya tampilkan contoh-contoh elemen tersebut.

Spesifikasi Pengendalian Dokumen Elektronik

Untuk membuat suatu sistem manajemen dokumen elektronik, dipersyaratkan beberapa hal. Berikut adalah kompilasi persyaratan yang didapat dari berbagai peraturan.

1. Harus ada pembuat, pemeriksa dan pengesah (masing-masing bisa berupa grup, tapi umumnya perorangan)
   
2. Tanggal revisi harus dipastikan
   
3. Tanggal pembuatan, periksa dan pengesahan harus mampu telusur (tanggal pengesahan bisa berbeda dengan tanggal upload atau publikasi atau revisi)
   
4. Status yang harus bisa dicek adalah 'sedang dibuat', 'sedang diperiksa', sedang disahkan'.
   
5. Harus dibuat folder terpisah untuk folder terkini, folder kadaluarsa, folder dalam proses dan folder dokumen eksternal
   
6. Folder amandemen sebaiknya juga tersedia, sebisa mungkin di dalam folder terkini
   
7. Fungsi e-mail, ftp dan chating serta tele konferensi sebaiknya tersedia
   
8. Untuk status terkendali / tidak terkendali, harus ada stamp yang membedakan antara dokumen yang dilihat langsung di server dengan dokumen yang diprint.
   
9. Status 'diterbitkan untuk digunakan' dan status 'hanya untuk validasi' sebaiknya dibuat. Dokumen dengan status pertama disimpan dalam folder terkini, sedangkan dokumen dengan status berikutnya di dalam folder dalam proses.
   
10. Harus tersedia fasilitas pencarian, baik untuk judul, konten, status dokumen, termasuk tanggal revisi, disertai dengan sistem indexing
    
11. Harus dilengkapi dengan hirarki user terdaftar dengan password masing-masing (misalnya administrator, pengesah, pemeriksa, pembuat, pengetik, tamu, hanya baca, dll)
    
12. Riwayat perubahan dokumen sebaiknya bisa dilacak
    
13. Bila ada template / formulir terpisah, maka hubungannya dengan dokumen induk sebaiknya dinyatakan / diidentifikasi
    
14. Harus ada sistem proteksi modifikasi dokumen sesuai hirarki user
    
15. Harus tersedia sistem backup rutin dan mirror site.
    

Hmmm... sanggupkah saya menyusunnya?

Pengalaman memasang Ubuntu 10.04 server dengan CD ROM

Saatnya membuat server sendiri! Paling tidak secara intranet dulu. Untuk itu, saya tertarik menggunakan Wordpress sebagai publisher dan ubuntu sebagai servernya. Yang saya lakukan pertama, adalah menguji coba Wordpress yang sudah popular. Ternyata cukup mudah. Wordpress versi offline bisa diunduh dan dijalankan diatas Windows, yang saya pakai adalah windows 7, tetapi WinXP juga bisa kok.

 

Karena penasaran, langkah kedua saya ambil. Yaitu dengan membuat virtual server di dalam laptop dengan OS-nya Windows 7. RAM laptop yang tadinya 500MB ternyata tidak memadai, jadi mesti diupgrade dulu dengan membeli RAM 1GB. -Terimakasih pada pak Joko, Ka TU saya- Yang saya pilih adalah Sun Virtualbox. Awalnya, Sun virtualbox for windows di-install dulu pada windows 7, lalu setelah virtualbox aktif, Ubuntu Server diinstall juga. Detil instalasi dapat dilihat pada mBah Gugel. Ternyata cukup bagus, dan Wordpress berfungsi dengan baik.

 

Saat ini saya sudah memasuki langkah ketiga, yaitu membuat server beneran pada desktop komputer lama yang sedang nganggur. Spek-nya lumayan bagus, dengan CPU speed 1.7GHz, HDD 40GB, RAM 512MB, CD-RW dan AGP video card, tidak lupa pula Ethernet cardnya (sudah on-board sih!).

 

Awalnya saya kesulitan untuk instalasi melalui liveCD ubuntu server 10.04. Ternyata, atas bantuan mBah Gugel lagi, ketahuan masalahnya adalah cd drive yang ter-install pada primary slave. Indikasinya begini: boot dari liveCD berhasil, hingga keluar menu "install Ubuntu server', dll. Saya pilih menu paling atas, yaitu install ubuntu server. Beberapa saat kemudian, muncul pesan bahwa 'no-common CD-ROM drive was detected', sehingga install tidak bisa dilanjutkan. Layar selalu menampilkan deteksi CD-ROM, dan menyarankan untuk menambahkan driver melalui removable media. Saat itu saya pakai CD drive ASUS CRW 5224A, jadi terpikir untuk download CD-RW driver dari ASUS yang khusus untuk Linux atau Ubuntu. Setelah browsing, yang saya peroleh malah saran dari suatu forum Ubuntu, bahwa CD drive bisa terdeteksi saat install bila dipasang pada secondary master! Saat itu memang CD drive saya pasang sebagai primary slave. Ini masalahnya, pikir saya. Lalu saya coba saran tersebut. Dan coba tebak, BERHASIL!

 

Rincian berikutnya akan saya sampaikan bila instalasi telah selesai.

 

Pelelangan elektronik, apa untungnya?

e-procurement telah berkembang pesat. Untuk saat ini, Layanan Pengadaan secara Elektronik (LPSE) menggunakan server yang ada di Kemdiknas, termasuk administratornya.

Melalui e-proc ini, pengadaan barang yang dilakukan secara lelang dapat dikomunikasikan dan diakses melalui internet oleh semua orang. Bahkan, status proses pelelangan pun dapat dipantau oleh pihak yang berkepentingan, mulai dari pengumuman pengadaan, pemasukan dokumen penawaran, sampai evaluasi, seleksi dan pengumuman pemenang lelang serta proses kontrak.

Faktor keamanan informasi yang ketat seperti dokumen penawaran dari penyedia jasa yang dienkripsi, penyedia jasa yang terdaftar dan memiliki ID khusus, sampai Pejabat Pembuat Komitmen dan Panitia Pengadaan yang memiliki akun terpisah, serta akun khusus untuk auditor (BPK, BPKP dan Inspektorat). Untuk saat ini, masing-masing instansi masih boleh membuat sistem LPSE sendiri.

Sistem e-proc ini agak berbeda dengan sistem pengadaan konvensional, yang menggunakan dokumen tercetak dan sistem tatap muka. LPSE menerapkan paper-less karena menggunakan internet, sekaligus meminimalkan kesempatan tatap muka. Bahkan segala transaksi, diskusi, dan pertukaran informasi terekam semua di server, serta dapat diaudit. Dengan demikian aspek transparansi dapat lebih mengemuka.

Dengan adanya data-data pelaku lelang (penyedia barang / jasa, PPK, Panitia, dll) dalam satu server, maka harapan akan integrasi sistem pengadaan akan mendekati kenyataan. Dalam server tersebut terekam pengalaman dan besarnya nilai kontrak yang pernah dimiliki para penyedia barang / jasa pada tahun-tahun sebelumnya. Bahkan daftar hitam-pun dapat dimuat dan diakses. Selain itu, berbagai kegiatan pengadaan satuan kerja dapat dilihat dan diperbandingkan.