Hasil optimalisasi membuahkan Reward di BATAN

bagi rekan-rekan yang telah bekerja keras di tahun 2011, saya ucapkan selamat. Banyak hasil kerja bapak-ibu menjadi manfaat atau menghasilkan untung bagi orang lain. Itulah bakti rekan-rekan terhadap negara. Tidak dipungkiri bahwa kita mengharapkan reward setelah dipuji seperti ini.
Di awal tahun 2012 ini, Kementerian Keuangan telah menghitung hasil optimalisasi dari seluruh kegiatan diunit kerja di BATAN. Optimalisasi inilah output dari kerja keras rekan-rekan semua di BATAN. Kata lain dari optimalisasi adalah sisa belanja, dan bisa dimanfaatkan untuk belanja yang lain. Demikian juga dengan Optimalisasi di BATAN. Tahun 2012 ini, ada sisa belanja cukup lumayan yang dapat dianggap sebagai "reward". Boleh digunakan untuk belanja apapun.
Tanpa melihat besarnya, saya membayangkan untuk beli sesuatu yang bermanfaat bagi banyak orang, seperti peningkatan fasilitas umum. Misalnya, memperindah penampilan gedung kantor, atau menambah fasilitas komunikasi maupun transportasi internal. Intinya, semua orang bisa menikmati dan tentu saja memberi nilai tambah bagi citra dan output BATAN. Masih abstrak, ya?
Jelasnya, tambah langganan internet atau bandwidth. Selain itu, tambah mobil jemputan karyawan untuk jurusan-jurusan tertentu. Yang lebih sederhana adalah penyediaan air galon gratis di seluruh gedung. Enak, khan?

Pemberian BATAN Quality Award 2010

Berikut adalah cuplikan dari website BATAN.

Setiap tahun BATAN dalam hal ini Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir (PSJMN) secara proaktif telah melakukan kegiatan Pemantauan Sistem Manajemen Mutu Terpadu (SMMT) ke seluruh unit kerja di lingkungan BATAN. Hal ini dilakukan untuk menilai kinerja dan berupaya untuk melakukan peningkatan secara berkelanjutan penerapan SMMT BATAN.
Unit kerja dinilai berdasarkan kriteria penilaian kinerja yang terdiri dari 6 (enam) kriteria penilaian, yaitu: 1. Kepemimpinan; 2. Perencanaan Strategis; 3. Fokus Pelanggan; 4. Pengukuran  Analisis dan Manajemen Pengetahuan; 5. Fokus Sumber Daya Manusia; 6. Manajemen Proses; yang diadopsi dari Malcom Baldrige National Quality Award (MBNQA). Selain itu kegiatan pemantauan ini juga dilakukan dengan metode penilaian diri (self assesment) dimana masing-masing unit kerja diminta untuk mengisi sendiri formulir penilaian diri, sehingga hasil pemantauan adalah merupakan kombinasi kegiatan pemantauan yang dilakukan PSJMN serta hasil isian oleh masing-masing unit kerja.
Mulai pada tahun 2010 ini, dalam rangka meningkatkan kepedulian dan motivasi dalam menerapkan SMMT di seluruh unit kerja, BATAN membuat kebijakan untuk menyelenggarakan suatu kompetisi penerapan SMMT. Kompetisi ini bernama BATAN Quality Award(BQA). BQA diselenggarakan oleh Komisi Standardisasi BATAN (KSB) bekerja sama dengan Tim Pemantauan PSJMN. Hasil pemantauan PSJMN akan dinilai dan diperingkat untuk menentukan unit kerja yang secara umum dinilai paling berhasil dalam menerapkan SMMT. Selain penghargaan umum tersebut, akan dipilih juga pemenang untuk masing-masing kriteria (enam kriteria) dan pemenang untuk unit kerja yang dinilai paling baik dalam melakukan penilaian diri serta unit kerja yang berhasil melakukan peningkatan kinerja tertinggi. Penilaian akan dilakukan oleh sebuah tim independen dibawah koordinasi KSB. Pada saat ini, tim sedang bekerja untuk menilai dan menentukan pemenang untuk masing-masing kategori/kriteria.

Penyerahan penghargaan sendiri sedianya akan dilakukan pada awal bulan Desember bertepatan dengan perayaan hari Ulang Tahun BATAN ke-52. Diharapkan dengan kompetisi semacam ini akan meningkatkan kepedulian dan motivasi seluruh unit kerja BATAN dalam menerapkan SMMT, sehingga pada akhirnya akan meningkatkan mutu BATAN dalam melaksanakan tugasnya sebagai lembaga litbangyasa nuklir.

Antara SOP dan Prosedur Generik

Penyusunan SOP (standard operating procedure) untuk reformasi birokrasi dilakukan oleh setiap karyawan yang terlibat langsung dalam pekerjaan tersebut. Ini merupakan agenda dari Kelompok Kerja Penataan Tatalaksana Tim Reformasi Birokrasi BATAN.

Kenyataannya, BATAN telah beberapa lama memberlakukan penyusunan prosedur yang mengacu pada standar IAEA, sehingga tidak ada kesulitan bagi para karyawan. Masalahnya, format dari MenPAN berbeda dengan format yang selama ini berlaku. Masalah lainnya adalah, masing-masing unit kerja menyusun prosedurnya sendiri, sehingga banyak yang mirip dengan unit kerja lain.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, yang akan dilakukan Pokja Tatalaksana adalah sebagai berikut: menggabungkan prosedur-prosedur yang serupa menjadi suatu prosedur generik, yang akan disebut dengan Prosedur BATAN; dan mengubah / menyesuaikan format prosedur yang sudah ada menjadi format MenPAN, yaitu berupa SOP.

Sehingga dalam proposalnya, Pokja Tatalaksana merencanakan dalam 3 tahun ke depan hal-hal sebagai berikut:

1. Identifikasi dan inventarisasi proses kerja di setiap unit kerja

2. Penyusunan kebutuhan SOP

3. Pelatihan penyusunan SOP

4. Penyusunan SOP

5. Pengembangan aplikasi / perangkat lunak perkantoran

 

Detilnya adalah sebagai berikut.

a. Setiap unit kerja diminta menyusun daftar prosedur yang dimilikinya, dan menyiapkan salinan prosedur bila diperlukan.

b. Daftar prosedur yang ada di seluruh unit kerja disusun dan dianalisis kemiripannya. Apabila ada yang mirip, unit kerja diharuskan menghapus prosedur tersebut setelah Prosedur generik diedarkan. Ada kemungkinan unit kerja belum memiliki SOP yang seharusnya dibuat, sehingga perlu menyusunnya.

c. SOP yang harus dibuat dalam bentuk SOP / Prosedur generik akan dibuat daftarnya dan diajukan ke Kepala BATAN. Ada kemungkinan SOP tersebut telah tersedia di BATAN, maka hanya akan dilakukan penyesuaian format SOP.

d. Format SOP dari MenPAN berbentuk SOP administratif dan SOP teknis, sementara di BATAN, dikenal prosedur kerja dan instruksi kerja. Ini memerlukan pengenalan dan pemahaman, untuk selanjutnya diterapkan. Oleh karena itu perlu pelatihan untuk menyusun prosedur sesuai format SOP MenPAN terhadap perwakilan setiap unit kerja. Bila memungkinkan, seluruh personil inti yang terlibat akan diberikan pelatihan.

e. Penyusunan SOP dilakukan serentak di seluruh unit kerja dengan dipantau oleh Pokja Tatalaksana. Bila perlu akan dibentuk Tim SOP tersendiri.

Evaluasi lingkungan tapak untuk properti komersial

MASTAN bekerjasama dengan BSN dan ASTM menyelenggarakan pelatihan dengan judul "Technical and professional training on environment assessment". Pelatihan ini membahas materi utama yaitu standar ASTM no. E1527-05 "Standard Practice for Environmental Site Assessments: Phase I Environmental Site Assessment Process" dan E1903-97 "Standard Guide for Environmental Site Assessments: Phase I Environmental Site Assessment Process". Pelatihan ini diberikan oleh instruktur dari Expert ASTM, Nicholas Albergo (nalbergo@hsa-env.com) dari tanggal 12 s/d 14 Oktober 2010. Peserta yang hadir sangat beragam, dari instansi pemerintah (KLH, BATAN, PU, LIPI), Universitas, dan perusahaan swasta (pertambangan, konsultan, produsen, dll) sebanyak 40 orang.

Garis besar dari standar evaluasi lingkungan adalah sebagai berikut:

Evaluasi lingkungan tapak dibagi menjadi dua fase, yaitu fase I environmental site assessment berupa visual inspection dan document reviews, dan fase II merupakan proses sampling, uji dan pengukuran.

Standar ini diberlakukan terutama pada saat jual beli lahan atau bangunan komersial, dengan tujuan menilai resiko lingkungan pada masa lalu dan masa kini, sesuai dengan operasi atau pemanfaatan properti tersebut.

Evaluasi ini dilakukan oleh Environment Professionals (Ahli Lingkungan), namun tidak menerapkan sertifikasi. Prinsip penilaiannya adalah menentukan besarnya resiko lingkungan kemudian menentukan pihak mana yang harus menanggung resiko tersebut, termasuk oleh pemerintah. Oleh karena itu, dalam standar ini diatur juga mengenai sistem Dana Abadi, yang berasal dari pajak atas kegiatan industri yang beresiko lingkungan. Hal ini berbeda dengan sistem asuransi, karena tidak tergantung pada besar-kecilnya aset, atau besar kecilnya resiko.

Misalnya, suatu kegiatan industri melibatkan 3 perusahaan. Bisa jadi yang membayar adalah perusahaan yang beraset terbesar, meskipun penyebabnya adalah perusahaan yang lebih kecil ("kita tidak bisa memeras air dari sebongkah batu"). Bahkan bank penjamin – pun bisa dituntut untuk ikut bertanggung jawab.

Penilaian lingkungan dilakukan terhadap properti yang akan dijual, dilihat dari sisi kontaminasi, baik dari properti itu sendiri maupun dari properti dan lingkungan sekitarnya. Penilaian melibatkan data dari properti terkait, dari pihak asuransi, bahkan data dari pemerintah daerah (mis. IMB, RUTR, RUTK, dll).

Kontaminasi secara umum dibagi dua, yaitu bahan berbahaya (hazardous substances) dan bahan minyak (petroleum products). Untuk BATAN, kontaminasi bisa berasal dari zat radioaktif (radioactive materials).

Standar ini juga menyediakan format angket yang bisa digunakan oleh pemilik, pengguna, atau ahli lingkungan, dengan istilah "transaction screen questionnaire". Fase II membutuhkan jasa lab uji, sehingga perlu dipersiapkan semacam "menu" yang berisi daftar lab uji beserta metode uji, jenis material dan jangkauan ukurnya.

Workshop SMK3 dalam sistem manajemen terintegrasi

Wokrshop ini diselenggarakan di PTNBR Bandung pada tanggal 18 Oktober 2010 dengan melibatkan seluruh unit kerja di bawah Deputi PDT, yaitu PTNBR (sebagai penyelenggara), PTKMR, PTBIN dan PTAPB, ditambah dengan peserta dari PSJMN dan Direktorat Keteknikan dan Kesiapsiagaan Nuklir-BAPETEN.

Dalam pembukaannya, Bpk Anhar selaku Deputi PDT menyampaikan bahwa workshop ini diselenggarakan sebagai bagian dari komitmen yang diambil saat lokakarya K3 di PTKMR pada bulan April yang lalu. Komitmen tersebut adalah bahwa pertemuan dalam rangka sharing pengalaman penerapan SMK3 dan status terkini terutama dibawah Deputi PDT perlu dilakukan secara terus-menerus.

Komitmen lainnya adalah bahwa Deputi PDT mengharuskan seluruh jajaran eselon II untuk mendapatkan sertifikasi SMK3 sampai dengan 2012 yang dituangkan dalam Renstra PDT. Beliau juga berpendapat bahwa berbagai sistem manajemen sah-sah saja untuk diintegrasikan, bahkan setidaknya harus ada dua sertifikasi yaitu SMM dan SMK3 pada seluruh eselon II.

Pada presentasi pertama, PTNBR menyajikan status pedoman mutu terintegrasi, yang telah menggabungkan 7 persyaratan standar. Ke tujuh persyaratan standar tersebut adalah SB 77-0001, SB 77-0003, SB 006 OHSAS 18001, SB 008 SNI 19-14001, 001/DT/SJM.4, SNI ISO 28000 dan Pedoman KNAPPP.

Pada presentasi selanjutnya, PTAPB memaparkan Pedoman Sistem Manajemen Mutu yang menggabungkan 5 standar. Ke lima standar tersebut adalah ISO 9001, GS-R-3, ISO 17025, SB 008 OHSAS 18001 dan Pedoman KNAPPP.

Untuk setiap presentasi, dilakukan tanya jawab dari para peserta ke penyaji. Terlihat dalam tanya jawab bahwa para peserta cukup memahami berbagai persyaratan yang dibicarakan, serta antusiasme mengenai perkembangan integrasi manajemen mutu.

Cara memastikan elemen dasar sistem manajemen

Sistem manajemen semakin berkembang, disesuaikan dengan bidang industri atau aktivitasnya. Ada yang untuk otomotif, pendidikan, penerbangan, peralatan medis, pemerintahan, nuklir dan lain-lain. Selain bidang kegiatan, sistem manajemen juga dikembangkan sesuai dengan sifat produknya, misalnya makanan, informasi, kelestarian lingkungan, keselamatan kerja, dan lain-lain.

Hal ini akan memusingkan para pengambil keputusan, apakah semua harus diterapkan?! Jika ya, maka pihak manajemen akan terlalu disibukkan dengan upaya-upaya untuk memenuhi sistem tersebut, yang nota bene adalah administratif. Kapan ber-produksi kalau sibuk bikin laporan dan pencatatan normatif seperti ini?

Sekarang telah muncul sistem manajemen terintegrasi untuk memenuhi tantangan dan pertanyaan seperti di atas. Antara lain PAS 99, G-S-R3 dan TQM. Terlebih lagi, dengan semakin mapannya sistem manajemen tersebut, semakin terlihat adanya kesamaan dari berbagai sistem yang berbeda, yang mengarah pada penyatuan dan integrasi.

Untuk itulah artikel ini ditulis. Saya akan mengidentifikasi berbagai elemen dasar atau elemen utama yang selalu dimiliki oleh semua sistem manajemen. Dengan demikian, akan didapat satu fokus dan arahan oleh pihak manajemen dalam mengembangkannya. Lebih lanjut, diharapkan adanya kesamaan bahasa dan pemahaman dari seluruh personel organisasi.

Elemen-elemen dasar tersebut saya sebut dengan K.I.V.A kuadrat, yaitu:

1. Komitmen
   
2. Kemampuan
3. Identifikasi proses yang efektif dan efisien
4. Integrasi proses
5. Verifikasi
6. Validasi
7. Analisis dan
8. Aksi
   

Tujuan dari penyamaan bahasa ini sudah jelas, untuk memperoleh satu sistem yang terpadu, solid dan sinergis. Misalnya: manual manajemen tunggal, prosedur-prosedur yang komprehensif, audit internal secara gabungan, dokumen yang padu untuk auditor eksternal, perhatian pihak manajemen yang lebih fokus dan kinerja unggul yang berani di-benchmark dengan organisasi sejenis.

Dalam artikel selanjutnya, akan saya tampilkan contoh-contoh elemen tersebut.

Spesifikasi Pengendalian Dokumen Elektronik

Untuk membuat suatu sistem manajemen dokumen elektronik, dipersyaratkan beberapa hal. Berikut adalah kompilasi persyaratan yang didapat dari berbagai peraturan.

1. Harus ada pembuat, pemeriksa dan pengesah (masing-masing bisa berupa grup, tapi umumnya perorangan)
   
2. Tanggal revisi harus dipastikan
   
3. Tanggal pembuatan, periksa dan pengesahan harus mampu telusur (tanggal pengesahan bisa berbeda dengan tanggal upload atau publikasi atau revisi)
   
4. Status yang harus bisa dicek adalah 'sedang dibuat', 'sedang diperiksa', sedang disahkan'.
   
5. Harus dibuat folder terpisah untuk folder terkini, folder kadaluarsa, folder dalam proses dan folder dokumen eksternal
   
6. Folder amandemen sebaiknya juga tersedia, sebisa mungkin di dalam folder terkini
   
7. Fungsi e-mail, ftp dan chating serta tele konferensi sebaiknya tersedia
   
8. Untuk status terkendali / tidak terkendali, harus ada stamp yang membedakan antara dokumen yang dilihat langsung di server dengan dokumen yang diprint.
   
9. Status 'diterbitkan untuk digunakan' dan status 'hanya untuk validasi' sebaiknya dibuat. Dokumen dengan status pertama disimpan dalam folder terkini, sedangkan dokumen dengan status berikutnya di dalam folder dalam proses.
   
10. Harus tersedia fasilitas pencarian, baik untuk judul, konten, status dokumen, termasuk tanggal revisi, disertai dengan sistem indexing
    
11. Harus dilengkapi dengan hirarki user terdaftar dengan password masing-masing (misalnya administrator, pengesah, pemeriksa, pembuat, pengetik, tamu, hanya baca, dll)
    
12. Riwayat perubahan dokumen sebaiknya bisa dilacak
    
13. Bila ada template / formulir terpisah, maka hubungannya dengan dokumen induk sebaiknya dinyatakan / diidentifikasi
    
14. Harus ada sistem proteksi modifikasi dokumen sesuai hirarki user
    
15. Harus tersedia sistem backup rutin dan mirror site.
    

Hmmm... sanggupkah saya menyusunnya?