Integrasi Area Perubahan ke dalam Tusi

Apakah Tim Kerja dalam Reformasi Birokrasi tetap diperlukan?

Ada 9 area perubahan yang harus dicapai dalam RB. Dibentuklah Tim Kerja untuk masing-masing area perubahan yang bekerja secara paralel.

Setelah berjalan 1 tahun, terungkap bahwa area-area perubahan tersebut sebenarnya sudah menjadi tugas dan tanggung jawab Struktural tertentu, sejak sebelum reformasi birokrasi dicanangkan.

Sebagai contoh, Perubahan Pelayanan Publik menjadi tugas Subbagian PNBP di Biro Umum. Perubahan Akuntabilitas Kinerja menjadi tugas Bagian Evaluasi Program di Biro Perencanaan. Dan seterusnya.

Oleh karena itu, tahun 2013 direncanakan untuk mengembalikan area perubahan tersebut ke struktural unit kerja. Sehingga Tim Kerja dihapus. Namun, ternyata ada dua area perubahan yang dipertahankan, yaitu Manajemen Perubahan dan Monev. Hal ini karena sifat program kerjanya menyeluruh dan mencakup semua agenda di Program dan Kegiatan RB.

Yang menjadi masalah kemudian adalah, cakupan tusi struktural berbeda dengan cakupan program kerja RB. Pada umumnya, program kerja RB cakupannya terbatas, sedangkan struktural lebih luas.

Sebagai contoh, Pusat Informatika menangani e-government dari e-proc, e-library, e-learning, e-planning, dst. Namun Program Kegiatan RB hanya mencakup 4 hal, yaitu Sistem informasi perencanaan, sistem informasi surat dinas, sistem informasi anggaran dan sistem informasi kepegawaian. Contoh lain, bila terdapat 17 jenis kegiatan PNBP yang harus ditangani Subbag PNBP, maka Program Kerja RB hanya menangani 4 jenis kegiatan saja. Sisanya adalah kegiatan 'rutin', dan bukan area perubahan.

Demikian pula dengan area perubahan Tata Laksana. Dari sekian banyak jenis prosedur yang berlaku, hanya SOP administrasi pemerintahan yang dicakup dalam area perubahan tersebut.

Jadi, untuk mengintegrasikan area perubahan ke dalam tugas struktural, perlu tambahan kegiatan (dan tentu saja tambahan anggaran) pada Bidang atau Bagian tersebut. Semoga......

Mengelola perubahan proses

Bagaimana mengelola perubahan proses bisnis organisasi?

Pertama, tetapkan format yang seragam, sehingga diperoleh 'bahasa' yang sama di antara bidang kegiatan. Dengan demikian akan mengurangi perdebatan tentang istilah, tata letak maupun kerangka isinya.

Tips:

Menurut pengalaman, perdebatan tentang istilah atau kata atau definisi menyita sebagian besar waktu rapat, jadi sebisa mungkin dihindari lebih dini.

Kedua, libatkan sebanyak mungkin individu, dari tingkatan tertinggi sampai terendah. Pelibatan ini perlu dikendalikan, dengan menetapkan porsi atau posisi masing-masing.

Dalam perumusan proses, minimal ada tiga pihak, yaitu penyusun, pemeriksa dan pengesah. Namun bukan berarti hanya tiga orang, individu yang terlibat bisa lebih banyak. Misalnya penyusun; terdiri dari pelaku proses, pemberi input proses atau penerima output proses, pemeriksa; atasan pelaku proses, jaminan mutu, petugas keselamatan atau petugas administrasi, sedangkan pengesah; pimpinan tertinggi dari kegiatan tersebut.

Tips:

Dengan alasan menyederhanakan birokrasi penyusunan proses, organisasi bisa mengurangi tahapnya dalam bentuk rapat pembahasan bersama, sehingga diakhir rapat bisa langsung disahkan. Ini sering disebut dengan verifikasi proses.

Ketiga, langsung terapkan proses tanpa bertele-tele atau menunggu sempurna prosesnya. Penyempurnaan justru datang dari penerapan, karena segera tahu kendalanya. Ini disebut validasi.

Tips:

Perlukah uji coba proses, bagaimana caranya?

Untuk proses yang sederhana dan berisiko rendah, bisa langsung dijalankan. Tetapi untuk proses yang berisiko tinggi, perlu diuji coba secara sistematis. Cara yang paling mudah adalah penerapan secara terbatas, pada lingkup yang sempit atau melibatkan sesedikit mungkin pelaku kegiatan.

Keempat, manfaat atau pengaruh perubahan perlu diukur, termasuk efek negatif atau resistensinya. Lebih jelasnya tunggu pada artikel berikutnya.

Pemanfaatan Reaktor Riset untuk Pelayanan Iradiasi

Utilisasi Reaktor Riset harus mengikuti Perka BAPETEN no 5 tahun 2012.

Utilisasi dibagi menjadi dua:

• utilisasi berdampak besar terhadap keselamatan, dan

• utilisasi berdampak kecil terhadap keselamatan.

Utilisasi berdampak kecil tidak memerlukan analisis keselamatan.

Apa ciri-cirinya?

Dalam lampiran I Perka tersebut, disediakan daftar periksa untuk menentukan dampak terhadap keselamatan. Apabila tidak ada yang terpenuhi, dianggap berdampak kecil.

1. Menyebabkan perubahan Batasan dan Kondisi Operasi (BKO)

2. Mengakibatkan perubahan Sistem, Struktur dan Komponen (SSK) yang penting bagi keselamatan.

3. Menimbulkan bahaya yang berbeda dari yang dianalisis dalam LAK instalasi

4. Menimbulkan bahaya yang kemungkinan terjadinya lebih besar dari yang dianalisis dalam LAK instalasi.